Todo empregador tem o dever moral e legal de proteger os negócios e seus funcionários tanto de má conduta ilegal quanto de ações que criam um ambiente de trabalho hostil. Realizar uma investigação sempre que receber uma reclamação ou tiver motivos para acreditar que um funcionário está envolvido em má conduta é vital para o cumprimento dessas responsabilidades. A menos que você tenha razões válidas para não fazê-lo, informar as partes envolvidas de que um inquérito será realizado é um primeiro passo comum.
Formato interno de memorando
Embora você possa redigir a carta usando um formato de memorando ou carta comercial, um memorando é mais comum para comunicações internas. Além disso, o título ou a linha de assunto típica de um memorando pode tornar esse formato mais eficaz. Além da linha de título, um memorando também inclui a data, o nome de cada destinatário e o nome e título do remetente. Alinhar à esquerda e espaço único em cada parágrafo no corpo de uma nota e usar um espaço duplo entre parágrafos. Inclua anotações especiais para marcar o memorando como confidencial e para indicar se o memorando inclui qualquer anexo ou anexos.
O funcionário acusado
Notifique o acusado por escrito antes do início da investigação. A carta de investigação deve explicar as alegações com o maior detalhamento possível, incluindo nomes, datas e circunstâncias. Descreva o processo de investigação, identifique os direitos legais que o acusado pode ter e diga à pessoa acusada que ele terá uma chance de contar seu lado da história, tanto por escrito quanto durante uma entrevista pessoal. Diga à pessoa se ela está "funcionando como de costume" ou se seu papel ou deveres de trabalho precisam ser modificados até que a investigação esteja concluída.
Notificação de investigação pendente
Inclua o supervisor imediato do funcionário e o gerente do departamento em uma notificação inicial. A carta deve explicar a natureza e o escopo da investigação pendente. Além disso, a carta deve descrever os passos a serem tomados antes do início da investigação, como contabilizar e salvaguardar bens e propriedades da empresa ou modificar as obrigações de um funcionário. Por fim, a carta deve indicar se os supervisores e gerentes participarão da investigação e, em caso afirmativo, definirão funções e responsabilidades específicas.
Cartas de entrevista de investigação
Cartas também devem ir para qualquer um que você planeje entrevistar à medida que a investigação avança. No entanto, ao contrário de uma notificação de investigação pendente, que pode incluir mais de um destinatário, as notificações de entrevista devem incluir um único destinatário na linha de endereço, independentemente de quantas cartas você enviar. A carta não deve fornecer detalhes específicos, mas simplesmente declarar que o funcionário pode ser entrevistado como parte de uma investigação em andamento, fornecer o nome da pessoa que conduzirá a entrevista e definir uma expectativa de cooperação total. Além disso, a carta deve indicar que o memorando é uma informação confidencial e não apropriada para discussões entre escritórios.
