Os formulários 1099 e 1096 são formulários federais usados para relatar receitas diversas a prestadores de serviços de uma empresa. Se você é um negócio e paga a qualquer pessoa ou entidade mais de US $ 600 por serviços prestados ao negócio, você deve enviar um "1099-Misc" para mostrar o valor total pago, e um 1096 para o Internal Revenue Service para resumir os 1099s arquivados. A Califórnia não exige que sua empresa registre um formulário 1099 ou 1096 além do requerimento de arquivamento federal.
Informações do beneficiário
Como a lei exige que você emita um 1099 para alguém que você paga por serviços de US $ 600 ou mais, precisará enviar a qualquer provedor de serviços um W-9 que solicite o nome, endereço e número de identificação federal. Peça a qualquer novo provedor de serviços que complete o W-9 antes de iniciar qualquer trabalho ou serviço. As corporações estão isentas disso.
Contabilidade para prestadores de serviços
A maioria das empresas cria um sub-razão que identifica cada provedor de serviços em uma conta subsidiária. Isso é para acompanhar os pagamentos feitos para cada provedor de serviços. A cada mês, o livro-razão subsidiário de todas as taxas de provedores de serviços pagas deve corresponder ao total do razão geral dos provedores de serviços. Consulte o seu contador para determinar a melhor maneira de configurá-lo.
Requisitos de arquivamento
Você é obrigado a enviar todos os formulários 1099 para seus prestadores de serviços que você pagou mais de US $ 600 até 31 de janeiro após o ano fiscal atual. Isso mostra o pagamento bruto que você fez pelos serviços prestados. É necessário anexar todos os formulários 1099 a um formulário de transmissão 1096 que você envia ao IRS até 28 de fevereiro, mas, se você arquivar eletronicamente, poderá enviar o relatório até 31 de março.
Considerações
Você deve registrar os 1099s por vários motivos: A penalidade por não preencher um 1099 apropriado é de $ 50 por formulário que deveria ter sido arquivado. Além disso, quando você arquiva um 1099, isso garante a dedutibilidade da despesa em seu retorno de imposto. Você também pode emitir 1099s para prestadores de serviços que você pagou com menos de US $ 600, mas isso não é exigido por lei. Uma versão modificada dos requisitos de preenchimento do 1099, que exigiria que os negócios também informassem o pagamento de mercadorias, além de serviços acima de US $ 600, foi revogada pelo Congresso dos EUA.
