Novos funcionários que chegam ao trabalho são frequentemente recebidos com pilhas de documentos para preencher, incluindo documentos de seguro, formulários de benefícios e documentos fiscais. Um dos documentos mais importantes que os novos funcionários recebem é um manual do funcionário, que geralmente é precedido por uma carta do chefe. O manual não deve ser tratado com leveza, e é por isso que incluir uma carta do presidente, CEO ou proprietário da empresa estabelece legitimidade.
Objetivo do manual
Distribuir manuais de funcionários para novos contratados desempenha o papel crucial de estabelecer bases legais para exigir ou proibir certos comportamentos no local de trabalho. Formalizar expectativas, descrições de cargos, processos, procedimentos disciplinares e outras informações organizacionais garante que os funcionários não possam mais alegar ignorância de políticas ao contestar rescisões ou rebaixamentos. Além disso, descrever as regras da empresa em um manual garante a uniformidade entre os funcionários. Quando os funcionários são treinados por gerentes diferentes, mas não recebem um manual, é possível que eles recebam pequenas variações de políticas, dependendo da perspectiva do gerente ou das preferências profissionais.
Conteúdo da Carta
Incluir uma carta do chefe em um manual de funcionários não é uma ideia nova. Na verdade, a maioria das letras se baseia em um formato bastante padronizado que abrange conceitos básicos, incluindo uma saudação de boas-vindas, esboço do estabelecimento e crescimento da empresa e declaração dos objetivos da empresa. As cartas de prefácio do manual do funcionário também podem incluir informações sobre a filosofia, a visão e a missão das relações com o funcionário. Algumas cartas abordam questões jurídicas diretamente, incluindo uma declaração de emprego, uma declaração contra o assédio e uma declaração do empregador da igualdade de oportunidades.
Bem vinda
Um motivo pelo qual é importante incluir uma carta do chefe em um manual do funcionário é oferecer uma recepção formal à empresa. Em empresas muito grandes, é possível que os novos contratados tenham sido selecionados, entrevistados e processados por dezenas de funcionários de nível inferior sem o reconhecimento do chefe de gabinete. Uma carta de boas-vindas reconhece formalmente o funcionário que o embarca, dando-lhe as boas-vindas à equipe. Isso aumenta a autoridade do chefe para que os novos funcionários não tenham a impressão de que a empresa é gerenciada por gerentes de nível inferior.
Solenidade
Outra razão pela qual os manuais dos funcionários devem incluir uma carta do chefe é estabelecer a gravidade do documento. Os manuais precedidos por uma carta do presidente da empresa atestam o alto nível de atenção e os padrões envolvidos nas políticas da empresa. É mais provável que os funcionários levem os manuais a sério (e os leiam) sabendo que o principal tomador de decisões da empresa escreveu a carta inicial.
Cultura da empresa
O chefe também pode definir o tom da cultura da empresa na carta do manual do funcionário. As empresas que valorizam muito a formalidade estabelecem e perpetuam esse tom com uma carta redigida de maneira conservadora, acentuando a autoridade do chefe. As empresas que valorizam um ambiente amigável e voltado para a equipe se beneficiam de uma carta de manual que usa uma linguagem menos formal, estabelecendo uma cultura de trabalho mais casual.
