Ao escrever um relatório para ser apresentado em uma reunião, você precisa seguir algumas diretrizes básicas, a maioria das quais você provavelmente aprendeu na escola. Por exemplo, você precisa ter certeza sobre o propósito do seu relatório, precisa se concentrar em um subtópico definido com precisão e precisa escrever com o seu público em mente.
Saiba de antemão as origens educacionais e de trabalho dos participantes da reunião. Isso ajuda você a saber quanto do tópico você precisa explicar. Por exemplo, imagine que você esteja elaborando um relatório sobre o número de acidentes em determinados cruzamentos da cidade que será apresentado na próxima reunião do Comitê de Tráfego. Se três dos cinco membros do comitê tiverem antecedentes na aplicação da lei, você não precisará explicar frases como "navegar em um turno".
Lembre-se do conselho do professor de inglês do ensino médio: não tente enfrentar o universo. Escreva sobre um segmento menor do seu tópico principal. Isso torna seu relatório mais fácil de entender. Por exemplo, “segurança de pedestres” pode ser o assunto principal para um relatório de estudo de tráfego, mas seu relatório está limitado a uma parte desse assunto - melhorando a segurança em dois cruzamentos.
Certifique-se de fornecer contexto suficiente em sua introdução e conclusão. Isso ajuda os participantes da reunião a entender o significado de suas propostas. Por exemplo, se o seu relatório recomendar a contratação de policiais auxiliares para trabalhar no tribunal municipal, sua apresentação explicaria as lutas de um ano para compensar os aumentos nas horas extras pagas aos policiais. A conclusão seria reiterar como esta proposta é apenas uma das muitas que podem ajudar o município a preencher as lacunas do seu orçamento.
Deixe o título do relatório sugerir se a reunião foi agendada para resolver problemas ou fornecer informações.Por exemplo, se um gerente chamou a reunião para informar aos membros da equipe que as vendas do último trimestre aumentaram, seu título pode ser "Vendas no terceiro trimestre: o impacto de novos procedimentos de atendimento ao cliente".
Os relatórios geralmente visam influenciar as ações de alguém. Mencione o feedback que você espera e de quem. Por exemplo, o relatório de um superintendente de escola sobre um aumento nos resultados dos testes dos alunos pode recomendar que o conselho administrativo aprove uma resolução que torne um programa de estudos-piloto em permanente.
