Se você for flagrado ao telefone com um colega ou cliente prolixo, o que deveria ter sido uma ligação telefônica rápida e simples pode tirar uma boa parte do seu dia. Em vez de tentar multitarefas enquanto o interlocutor discute, você deve empregar algumas técnicas de tato para encerrar a ligação o mais rápido possível, sem sacrificar a cortesia ou se afastar da etiqueta básica. Depois de cuidar dos negócios, você pode fazer uma saída elegante e educada da ligação.
Concentre-se no assunto em questão. Mantenha a conversa centrada no propósito da ligação e evite conversa fiada. Se a pessoa com quem você está falando começar a se desviar para um tópico não relacionado, leve-o de volta a questões mais relevantes. Não tenha medo de estar à frente ao fazer isso. Se a pessoa com quem você está falando deriva para outro tópico, traga de volta dizendo: “Mas sobre…” e mencione o ponto principal novamente. Isso permitirá que o chamador saiba que o assunto em questão é a coisa mais importante. Mencione também que você "não quer ocupar muito do seu tempo". Essa é uma maneira austera, mas educada, de manter um telefonema nos trilhos.
Faça perguntas fechadas para que não haja desvios do tópico principal. Em vez de perguntar qual é o melhor momento para se encontrar, pergunte: "Será que 10 horas será um bom momento para se encontrar?" Perguntas fechadas terão apenas um número definido de respostas, duas ou três no máximo, e isso manterá a conversa específica para o assunto em questão.
Resumir o telefonema para garantir que você tenha cuidado de tudo. Reiterar a questão e como ela está sendo tratada. Um rápido, "Eu vou pegar essas informações e obter um relatório para você até o final do dia", reforça que tudo foi resolvido.
Pergunte se há mais alguma coisa que você possa fazer para ajudar ou qualquer outro assunto sobre o assunto que precise ser discutido. Mais uma vez, reforce o objetivo da chamada e não se desvie para outros tópicos. Use frases como "Então, isso resolve seu problema com o relatório de despesas?" Ou "Há mais alguma coisa que eu possa incluir neste pacote para você?" Quando sua ligação chegar à sua conclusão, a pessoa do outro lado provavelmente admitirá que não, não há mais nada sobre esse assunto para discutir.
Agradeça ao chamador pelo seu tempo ou por ligar (dependendo de quem iniciou a chamada). Deixe-o saber que você vai acompanhar de qualquer maneira que seja apropriado para a situação. Use um rápido "Tenha um bom dia" ou "Obrigado por ligar" para terminar a chamada. Evite longas despedidas durante as quais você troca muitas amabilidades.
Dicas
-
Se você sabe que um determinado colega de trabalho tem uma tendência a falar demais, envie um e-mail sempre que possível para resolver problemas ou fazer perguntas.
