Seja para uma associação de condomínios ou corporações multinacionais, as atas de reunião formam a base legal para quaisquer ações tomadas pelo grupo. Apropriações, políticas, compras - qualquer atividade da corporação, sem fins lucrativos ou com fins lucrativos - devem ser registradas em minutos. Algumas organizações são mais informais do que outras - provavelmente você não ouviria um vizinho se mobilizando para fazer uma proposta na mesa de um comitê da igreja -, mas todas devem operar de acordo com as decisões tomadas por seus órgãos diretivos. As atas fornecem provas dessas ações e definem suas intenções.
Esteja preparado
Planejar com antecedência. Reúna a agenda e uma lista de membros ou participantes da reunião em mãos antes da reunião. Se o seu grupo não costuma operar com uma agenda, incentive-o a começar a fazê-lo para manter o foco. Descubra quantos membros são necessários para realizar negócios, para que você possa observar a presença de um quorum nos minutos, se necessário.
Faça um modelo para usar em suas anotações. Inclua espaços para data, hora e local e uma lista de verificação de membros para marcar participantes e ausências. Se a reunião envolver informações do público, inclua linhas para nomes e os problemas que cada um deles aborda. Vários sites, como o Meetingtemplates.com, oferecem modelos gratuitos para diversos tipos de reuniões.
Preencha as informações de data, hora, local, participantes e quorum na reunião. Observe quem chamou a reunião para pedir e a hora. Se possível, peça aos membros do público presentes para registrar seus nomes para que você não precise perguntar como soletrá-los. Em grandes grupos de membros, circule uma folha de inscrição para verificar sua lista de verificação de presença.
Execute com precisão
Registre cada problema e qualquer ação tomada em cada um. Sempre inclua o nome do membro que fez a moção. A primeira moção geralmente é aceitar as atas de uma reunião anterior, seguidas de quaisquer relatórios da comissão. Inclua recomendações e qualquer ação tomada em resposta. Preserve relatórios escritos do comitê para incluir com os minutos finais. Não tente resumir as discussões.
Observe os nomes daqueles que introduzem, movem ou defendem a ação junto com uma reafirmação precisa de cada moção. Muitas organizações também registram a pessoa que detém o movimento. Não hesite em pedir reformulações ou esclarecimentos - este registro oficial vincula o grupo a uma ação específica.
Registre votos de acordo com o sistema da sua organização. Você precisará de pelo menos uma contagem de votos. Alguns grupos também adicionam nomes e registram como cada indivíduo votou.
Registre o tempo e o método de adiamento. Assine seu nome como secretário-guardador de minutos.
Siga através
Escreva minutos imediatamente, enquanto a reunião está fresca em sua mente. Levá-los ao líder para aprovação dentro de um dia ou dois, juntamente com uma lista de relatórios ou exposições.
Envie minutos para os membros e participantes que os solicitaram por email, correio da Primeira Classe, um aplicativo compartilhado, como o Microsoft OneNote, ou um programa na nuvem, como o Google Drive.
Prepare uma cópia oficial e anexe relatórios originais e exibições para o registro permanente.
Dicas
-
Tente aperfeiçoar um modelo para as necessidades da sua organização em vez de tentar encaixar suas anotações de reunião em um modelo abstrato. Muitos modelos de negócios são informais demais para reuniões organizacionais ou públicas.
Incentive o uso das Regras de Ordem de Robert em sua organização. É um formato amplamente utilizado que pode ser adaptado para reuniões formais e informais.
