A gravação de movimentos em reuniões é uma parte essencial do processo de gerenciamento de qualquer organização. A tarefa pode ser tediosa, mas crucial. Cabe ao secretário da reunião reconhecer que não é importante registrar tudo o que foi dito, apenas o que foi feito ou decidido na reunião. As moções são especialmente importantes porque fornecem uma base sólida para ações posteriores, e mesmo as pessoas que compareceram à reunião podem precisar voltar e consultar as atas para lembrar exatamente o que elas concordaram em fazer.
Registre os dados básicos relevantes para a reunião, especialmente a data e os nomes dos participantes. Observe qualquer um que estivesse ausente e a presença de alguém com poder de voto por procuração representando os membros ausentes do comitê.
Registre os procedimentos padrão seguidos pelo comitê, que podem incluir elementos como confirmação da ata da reunião anterior, uma mensagem de abertura (observe quem entregou a mensagem, não o conteúdo da mensagem) e assim por diante. Observe também se essa foi uma reunião programada regularmente ou se foi uma sessão especial convocada para algum propósito incomum, como uma reunião de orçamento de emergência.
Realce o início de um movimento colocando a palavra "MOTION" em letras maiúsculas ou sublinhando-a, seguida do nome da pessoa que propôs o movimento (por exemplo, "MOTION by Colonel Mustard").
Registre o movimento precisamente como foi indicado. O movimento pode ser apresentado em itálico. Se houver uma discussão a respeito da formulação precisa da moção antes da votação, não registre o debate, apenas apresente a linguagem exata da versão final da moção (por exemplo, "MOTION by Coronel Mustard: A comissão resolve censurar formalmente o Professor Plum por ameaçar o Sr. Green com o castiçal. ")
Registre os resultados da votação. As comissões podem optar por registrar como todos na comissão votaram (sim, não, abster-se), o número sem decisões individuais (passadas 5 a 3) ou apenas o resultado (aprovado).
