As reuniões acontecem praticamente em todos os lugares onde há pessoas. Igrejas, escolas e empresas realizam reuniões por um motivo ou outro. Quando as atas são tomadas corretamente, elas podem ser facilmente transmitidas a outros membros da reunião, que precisam ouvir algo específico novamente, especialmente um dia ou dois depois da reunião. Por mais que tentemos, nunca nos lembraremos de tudo. É por isso que levar minutos corretamente em uma reunião é tão importante.
Tomando atas
Verifique se sua empresa, igreja ou escola tem um formato obrigatório para as atas da reunião. Alguns locais de negócios têm uma certa maneira de fazer coisas, mesmo que isso varie um pouco a partir do padrão. Certifique-se de seguir o formato solicitado.
Sente-se em um lugar onde você possa ver e ouvir todo mundo. É difícil escrever os minutos quando você está procurando quem disse o quê. Sentado em uma localização central é melhor se a sala é bastante grande, sem amplificação. Sente-se na frente da sala quando grandes grupos usam microfones.
Escreva a data em seu papel. Deixe o papel e a caneta prontos antes do início da reunião para evitar que você perca algo importante no início. Além disso, anote se essa reunião é sobre um tópico ou problema específico. Além disso, anote rapidamente a disposição dos assentos se os membros forem relativamente poucos. Isso também irá ajudá-lo mais tarde, ao tomar nota de quem disse o quê.
Grave todos que estão lá. Certifique-se de anotar o responsável pela reunião, bem como aqueles que não puderam comparecer por algum motivo ou outro. Se possível, prepare um resumo do tópico de antemão para dar a você algo a seguir enquanto toma minutos durante a reunião.
Anote quem disse o que, ideias ou discussões de tópicos e decisões sobre essas discussões. Se houver uma votação, anote quem apresentou a votação, quem a secundou e também qual foi o resultado da votação, como 4 não e 9 sim.
Não grave absolutamente tudo o que foi dito durante a reunião. Apenas anote as idéias e os tópicos em resumo. Você ficará louco se tentar escrever cada palavra que cada pessoa disser.
Recopie seus minutos assim que possível após a reunião. Isso evita erros e perdas de memória. Certifique-se de verificar novamente sua ortografia antes de imprimir os minutos e entregá-los para aqueles que estavam na reunião.
