As atas de reuniões são um registro de todas as informações importantes discutidas e de quaisquer decisões tomadas durante uma reunião de negócios. Normalmente, um atendente designado registra a reunião em papel ou laptop. As atas de reunião garantem que nada de importante em uma reunião seja esquecido e impedem qualquer desacordo futuro sobre o que os participantes disseram. As atas de reunião também são úteis para pessoas que não puderam participar de uma reunião. Certifique-se de registrar tudo corretamente seguindo algumas diretrizes de minutos da reunião.
Reúna informações do anfitrião, como os nomes de todos os participantes, o objetivo da reunião e a agenda da reunião, antes do início da reunião. Isso ajuda você a acompanhar a discussão. Você pode se concentrar em tirar um minuto melhor se não for um participante importante na reunião. Confirme sua função com o host, se não tiver certeza.
Ouça com atenção assim que a reunião começar. Evite trazer distrações, como telefones celulares, ou, se você trouxe um laptop, verificar seu e-mail ou navegar na Internet. Mantenha o foco na discussão em mãos.
Registre apenas os pontos principais. Anotar todos os detalhes é impossível e desnecessário. Decida o que é importante considerando o propósito da reunião. Registre quaisquer opiniões ou sugestões expressas, questões discordadas e decisões tomadas.
Paráfrase quando possível. Escrever declarações verbais não é necessário e leva muito tempo. Parafrasear demonstra que você entendeu o que os participantes estão discutindo.
Numere suas páginas, se estiver escrevendo com caneta e papel, para evitar misturar papéis.
Faça perguntas quando necessário. Não tenha medo de pausar ou aguentar a reunião se precisar confirmar o que alguém disse.
Faça perguntas imediatamente após a reunião, enquanto a informação ainda está fresca em sua mente, se você precisar esclarecer uma questão muito complicada para levantar durante a reunião.
Escreva o mais objetivamente possível. Como um minucioso, seu papel não é fornecer sua opinião ou censurar a discussão, mas sim resumir imparcialmente o que foi dito.
Verifique suas anotações quanto à ortografia, pontuação e clareza ao revisá-las mais tarde. Digite uma boa cópia antes de distribuir os minutos para as pessoas necessárias.
