Atas de reuniões de equipe fornecem um registro escrito das decisões tomadas, questões discutidas, votos, atribuições e outros assuntos que afetam o pessoal. É importante capturar os detalhes da reunião, bem como a essência das discussões. Você não precisa gravar todas as palavras ditas durante a reunião, mas deve ser capaz de fornecer aos participantes um registro preciso da reunião.
Itens que você precisará
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Ferramentas de anotação
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Gravador
Prepare-se para a reunião, visitando a sala para avaliar onde você deve sentar-se para obter o melhor ponto de vantagem e encontrar tomadas elétricas, se você precisar deles. Veja os minutos anteriores para saber como os minutos foram registrados no passado.
Obtenha uma cópia da agenda para ajudá-lo a organizar a ata por tópico. Obtenha uma lista dos participantes convidados e verifique os participantes solicitando que eles façam login quando entrarem na reunião.
Observe a data e a hora em que a reunião ocorreu. Escreva cada movimento como foi apresentado, palavra por palavra. Registre os votos obtidos e quantos votaram, contra e se abstiveram. Inclua o nome do criador de movimentos e quem detém o movimento.
Use marcadores para destacar tópicos de discussão importantes, como orçamentos, eleições ou o planejamento de eventos da empresa. Observe os prós e contras levantados durante a discussão e quem fez cada declaração. Encerrar cada tópico de discussão com o resultado, que será uma moção e votação, uma tarefa para pesquisar o tópico ou uma ação designada.
Escreva os minutos em um formato claro e fácil de ler para facilitar o acompanhamento. Encontre aplicativos e ferramentas já criados para tornar a tomada de minutos mais eficiente. Estes podem ser encontrados em sites como o onenote.com, se você usar o Windows. Confira evernote.com para ferramentas de redação, agreedo.com para anotações e ferramentas de compartilhamento de minutos, e documentos do Google para conhecer modelos de atas e maneiras fáceis de compartilhar as atas.
Anote os minutos assim que puder após a reunião, enquanto as discussões ainda estiverem frescas em sua mente, de preferência dentro de 24 horas. Escreva na terceira pessoa por toda parte.
Envie um rascunho ao gerente ou supervisor que presidiu a reunião para revisão antes de enviar os minutos para o restante dos participantes. Faça correções e envie uma cópia para todos os participantes da reunião. Anexe documentos apropriados, como uma cópia de um orçamento, uma lista de itens de ação ou uma lista de números de contato.
Dicas
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Crie um modelo para simplificar o processo de tomada de minutos. Use-o repetidamente ao tirar os minutos da equipe.
Use um dispositivo de gravação se você estiver preocupado com a precisão. Diga aos participantes que eles estão sendo gravados antes de ligar o gravador.
Aviso
Não fique confuso quando perder a discussão ou não entender um ponto. Quando você ficar confuso, pare o processo e peça esclarecimentos para garantir que você relate com precisão.
