As atas da reunião da igreja fornecem o registro oficial e legal das ações da diretoria ou do comitê. Eles são importantes internamente para precisão histórica e também são usados por terceiros; por exemplo, emprestando instituições para estabelecer que a igreja aprovou um projeto de construção antes de emitir um empréstimo para ele. Auditores e o IRS também olha para a ata como prova de que certas transações financeiras foram autorizadas. Na maioria das organizações, o secretário ou o secretário de gravação toma as atas.
Conteúdo
Embora o conteúdo específico varie por comitê, em geral, as atas de todas as organizações da igreja incluem:
- Particulares da reunião, como hora, data, local, quem compareceu e quem presidiu.
- Se a reunião é regularmente agendada ou uma reunião especial e, se especial, quem convocou a reunião e para qual finalidade - anexar uma cópia da notificação da reunião.
- Registro ordenado do que ocorreu na reunião.
- Adiamento e tempo.
- Assinatura do secretário e, uma vez aprovada a ata, o presidente.
Um dos aspectos mais desafiadores da tomada de um minuto é determinar quantos detalhes devem ser gravados. A Comissão Histórica dos Irmãos Menonitas sugere registrar os principais pontos das discussões que levam às decisões, bem como as alternativas consideradas e um resumo do motivo pelo qual o comitê escolheu uma alternativa em detrimento das outras. O Conselho Evangélico para a Contabilidade Financeira sugere que o conselho estabeleça uma política sobre detalhes que seja consistente, independentemente da secretária individual. Sugere incluir detalhes suficientes para mostrar que o conselho era prudente, mas não tanto que os minutos parecessem um romance.
Tomando as atas
Antes do início da reunião, obtenha uma cópia da agenda. Conforme a reunião avança, tomar notas detalhadas relacionadas a detalhes de reuniões, relatórios do conselho, discussões e ações como o conselho procede através de cada item da agenda. Grave moções, resoluções e decisões na íntegra, mas resuma as discussões. Certifique-se de incluir o nome de cada pessoa que faz uma moção ou inicia uma ação e quaisquer conflitos de interesse declarados. Uma vez terminada a reunião, transcreva e condense suas anotações para incluir os detalhes apropriados e colocá-los no formato adequado, começando com os detalhes da reunião e, depois, seguindo a ordem da ordem do dia.
Preservando as atas
Depois de concluir o rascunho da ata, distribua o documento aos membros. As atas que você escreveu para esta reunião serão aprovadas, com ou sem correções, na próxima reunião. Assim que as minutas forem aprovadas, prepare uma cópia final, assine o documento e peça ao presidente que o assine também. Guarde as atas cronologicamente em um livro minucioso de folhas soltas, junto com a agenda da reunião. Esse livro de folhas soltas também deve conter um índice e cópias dos estatutos e da constituição da igreja. Em algum momento, talvez anualmente, os minutos podem ser vinculados profissionalmente.
