Seja uma reunião de funcionários ou uma que envolva gerentes, funcionários, CEOs e investidores, alguém precisa estar lá para registrar a reunião e compartilhar as informações com outras pessoas que não estavam lá. E como as memórias podem ser curtas, as atas das reuniões também servem como um lembrete para os presentes sobre os assuntos discutidos, as decisões tomadas e as ações que as pessoas devem tomar. Como os minutos servem como um guia para futuros negócios, é importante ser organizado e incluir as informações certas. Isso começa com ferramentas confiáveis.
Escolha suas ferramentas
Quando se trata de escolher ferramentas, selecione aquelas que funcionam melhor para você e permitirá que você fique por dentro do que está acontecendo na reunião e tome notas coerentes. Para algumas pessoas, isso é um laptop ou um tablet; para outros, é um caderno e uma caneta. Ter um dispositivo de gravação, como um gravador de voz ou um smartphone com um aplicativo de gravação, também pode ajudá-lo a rever a reunião mais tarde. Se você estiver usando um smartphone, tablet ou computador, desative todos os sons, jogos ou aplicativos de mídia social para não ser interrompido durante a reunião. Essas ferramentas podem ajudá-lo a tomar notas mais rapidamente - mas você deve sempre ter um caderno e algumas canetas ou lápis à mão como backup.
Use um modelo
Desenvolver um modelo pode ajudar a economizar tempo, já que você não terá que gastar momentos preciosos durante a reunião, escrevendo os tópicos discutidos. Programas de computador, incluindo o Microsoft Office, oferecem modelos de reunião de negócios que você pode usar - ou você pode desenvolver seu próprio documento em branco usando a agenda que você recebe antes da reunião. Esses modelos normalmente têm seções que incluem "Participantes", "Itens de Ação", "Novos Negócios" e assim por diante, mas verifique com seu empregador se há necessidade de outros itens, como os nomes dos acionistas presentes, os nomes dos participantes. convidados e a localização da reunião. No topo de cada seção, crie uma pequena caixa com a palavra "Tempo", para que você possa anotar a hora em que a seção começou. Em um computador, salve o modelo no Word ou em outro formato editável, deixando alguns espaços em branco em cada seção. Se você estiver criando um modelo para imprimir e, em seguida, preencher à mão, deixe um espaço amplo em cada seção. Quando você escreve notas com pressa, muitas vezes você escreve mais e ocupa mais espaço do que se tivesse mais tempo.
O que incluir e o que deixar de fora
O objetivo de fazer uma minuta em uma reunião não é registrar cada uma das coisas que as pessoas discutem, mas em vez disso registrar as coisas que aconteceram, sugere "Regras de Ordem de Robert", um pequeno livro que descreve como lidar com as reuniões parlamentares. Este livro é frequentemente usado por organizações sem fins lucrativos e empresas como um guia para a realização de reuniões. Em termos de notas da reunião, não perca seu tempo anotando todos os argumentos que alguém fez a favor ou contra uma determinada ação comercial, por exemplo. Quando alguém faz uma moção, por exemplo, anote as palavras exatas da moção, quem a fez e os resultados finais da votação. Você não precisa, no entanto, anotar os comentários de todos a favor ou contra a moção. Quando alguém faz um relatório, anote quem fez o relatório, o nome do relatório, um breve resumo do relatório e a ação tomada. E já que você está tomando "minutos", escreva também o tempo que a decisão foi tomada, bem como o tempo que as pessoas começaram a discutir o item.
Desenvolvendo uma taquigrafia
Mesmo que você não esteja anotando cada uma das coisas que aconteceram, às vezes a ação na reunião pode ser mais rápida do que você pode acompanhar. Quando isso acontecer, use sua própria abreviação. Por exemplo, você pode usar abreviações de palavras comerciais comuns, como "mgmt" para gerenciamento ou "prod" para produto ou produtividade. Use iniciais para as pessoas envolvidas na reunião, como "JS" para John Smith. Símbolos como um ponto de interrogação também podem ser abreviados para "pergunta". Por exemplo, você pode escrever "JS"? para indicar que John Smith fez uma pergunta. Desenvolva sua própria abreviação e traduza-a em termos que todos possam entender antes de publicar as anotações da reunião.
