Empresas de todas as formas e tamanhos têm reuniões, seja uma corporação global lançando uma unidade de vendas de bilhões de dólares na Europa ou uma pequena empresa familiar decidindo atualizar suas ações. A tomada de um minuto é geralmente um componente essencial das reuniões da empresa, dando às empresas um registro preciso de eventos importantes, como votos de acionistas, disputas trabalhistas e discussão de estratégias futuras.
Itens que você precisará
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Bloco de notas e caneta
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Ditafone ou dispositivo de gravação
Examine a agenda da reunião anterior. Pode ter havido pontos levantados que precisam de acompanhamento na reunião atual. Conhecer esses temas antes da reunião permitirá que você recolha informações mais rapidamente e faça anotações mais rápidas.
Grave a reunião com um dispositivo de gravação se achar que pode ter dificuldade em acompanhar as discussões. Gravar a reunião significa que você pode transcrever pontos relevantes posteriormente com menos restrições de tempo.
Sente-se perto da pessoa que estiver presidindo a reunião. Isso permitirá que você peça esclarecimentos sobre quaisquer pontos levantados que você achar ambíguos ou não substanciais.
Escreva a hora e a data na cabeça do seu caderno. Anote a pessoa que preside a reunião, o tomador de minutos (você mesmo) e o local.
Liste todos os participantes que não sejam o presidente e você mesmo. Passe uma folha de papel e peça a cada participante para preencher seu nome. Esta informação pode então ser transcrita para seus minutos completos mais tarde.
Acompanhe a agenda da reunião. Reuniões geralmente têm pontos numerados para discussão. No entanto, as conversas geralmente podem sair pela tangente, o que significa que os itens são perdidos ou discutidos fora de seqüência. Atenha-se aos números da agenda e observe-os conforme forem discutidos, mesmo que fora de sequência.
Documente quaisquer moções feitas em relação a decisões sobre regras ou direção futura da empresa. Indique as pessoas que propõem moções e, em caso de votação, registre quem e quantas votaram a favor da moção. Documente também como o movimento foi realizado, seja por confirmação verbal, exibição de mãos ou voto secreto.
Anote os minutos assim que puder após a reunião. É provável que a informação esteja fresca em sua mente, para que você possa lembrar de mais detalhes do que se você a deixasse para um momento posterior.
Registre seu próprio nome no final do documento para que os colegas possam contatá-lo com perguntas sobre o conteúdo.
