As atas de reuniões destinam-se a resumir os pontos mais importantes da reunião. O objetivo da reunião é que um grupo convoque e tome decisões. O objetivo final da ata da reunião, sob essa linha de lógica, é resumir com precisão as decisões tomadas durante a reunião. As atas de reuniões são tiradas na forma de anotações, depois escritas mais tarde em toda a extensão. Para tornar o processo um pouco mais fácil, peça aos líderes da reunião uma agenda ou um resumo dos eventos da reunião. Faça um esboço para a reunião de notas de minutos com base na agenda da reunião.
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Preste atenção nas decisões tomadas durante a discussão. Anote todas as informações relacionadas à decisão final.
Use o tempo em que as pessoas estão debatendo a decisão de tomar notas sobre as principais questões que parecem estar envolvidas no debate da discussão. Não se preocupe com quem disse o quê.
Leia as notas depois e destaque os pontos mais pertinentes aos membros. Volte e examine as anotações para qualquer informação pertinente que tenha sido mencionada e que pertença ao aspecto de liderança do grupo. A discussão pode se aproximar de uma tangente importante, como documentos ou questões jurídicas. Separe essa informação e envie-a aos líderes do grupo.
Resuma os pontos necessários para voluntários e outras afiliadas. Escreva uma lista com marcadores de todas as tarefas que precisam ser concluídas com base na decisão tomada na discussão. Se a decisão, por exemplo, for organizar uma arrecadação de fundos para aliviar um déficit de fundos necessários para outro projeto, observe que serão necessários voluntários para planejar o levantamento de fundos, recrutar voluntários, anunciar, etc.
Use o resumo das atas da reunião para e-mail para membros e boletins informativos.
Faça um formato padrão para as atas da reunião com base nos procedimentos habituais. Salve-os, pois as informações que eles contêm podem se tornar úteis mais tarde. O grupo pode se encontrar em uma situação semelhante mais tarde, por exemplo, quando as pessoas que organizaram o fundraiser original não fizerem mais parte da organização. Os novos membros podem usar as atas da reunião para encontrar soluções para problemas que são novos para eles.
Certifique-se de registrar a data e a hora da reunião com cada entrada, bem como um resumo do objetivo da reunião.
Escreva os minutos da reunião em blocos curtos de uma a três frases, para que ela pareça um artigo de jornal. Isso fará com que os pontos básicos da reunião sejam mais fáceis de entender para os leitores.
