A forma como uma empresa é administrada afeta diretamente os sucessos e fracassos que ela terá. Quando a equipe de gerenciamento identifica objetivos sólidos de longo prazo para a organização, além de maneiras inovadoras de alcançá-los, então a organização como um todo tem a motivação e a motivação para trabalhar em direção a esse resultado.
Imagine trabalhar para uma organização na qual a equipe de gerenciamento sênior não reconheceu nenhum plano de crescimento ou meta de longo prazo. O que aconteceria com essa empresa? Pode se sustentar por alguns meses, mas a falta de planejamento ou intervenção estratégica pode levar à sua morte. Da mesma forma, não ter qualquer direção da alta administração pode fazer com que os funcionários percam a confiança na empresa. O planejamento organizacional, que inclui estratégias para todos os níveis da empresa, é imprescindível para o sucesso do negócio.
Definição de Planejamento da Organização
O planejamento da organização começa quando a equipe de gerenciamento sênior identifica os objetivos de curto e longo prazo da empresa. Uma vez definidos e aperfeiçoados esses objetivos para que sejam claros e alcançáveis, é essencial formular estratégias e planos específicos para alcançar esses objetivos. O planejamento organizacional garante que haja uma visão do negócio para que os funcionários conheçam e entendam como seus trabalhos cotidianos contribuem para a empresa como um todo.
As metas que uma empresa estabelece precisam ser realistas o suficiente para serem implementadas nos recursos da organização. É bom alcançar as estrelas, mas, ao mesmo tempo, as metas também precisam ser atingidas. Não ser capaz de atingir alvos que estão fora de alcance pode ser desmoralizante para a empresa. Um bom objetivo também deve ser quantitativamente mensurável. Dessa forma, a empresa pode acompanhar seu progresso ao longo do ano fiscal, verificando até onde eles chegaram e quanto mais eles ainda precisam ir. Também é importante delinear um prazo para atingir a meta, como em um ano fiscal ou trimestre. Desta forma, a empresa pode definir prazos de projeto para manter todos no caminho certo.
Além de definir objetivos e desenvolver planos para alcançá-los, o planejamento da organização abrange o pessoal e a alocação de recursos.As pessoas certas devem estar no local para desempenhar suas funções, e os recursos necessários, incluindo finanças, precisam estar disponíveis para a organização, para que possam implementar com sucesso os planos em vigor.
Como toda organização é única, nenhuma estrutura ou método de trabalho funcionará para todas as empresas. No entanto, certos fatores devem sempre ser considerados no planejamento de uma estrutura organizacional eficaz. As empresas precisam pesquisar e avaliar os pontos fortes e fracos de várias opções de estrutura organizacional, como estruturas funcionais, divisionais ou matriciais, e considerar qual delas será configurada para melhor atingir seus objetivos organizacionais. A empresa também precisará prever seus padrões de crescimento e como eles se encaixam em seus planos gerais. Além disso, a organização precisará ver qual estrutura produzirá a eficiência operacional e a satisfação do trabalhador mais significativas.
O planejamento organizacional pode ser aplicado a qualquer tamanho de empresa, seja um pequeno empreendimento ou um conglomerado multinacional. Em qualquer situação, é crucial que a equipe de gerenciamento determine as metas da empresa e estabeleça planos para alcançá-las, além dos recursos necessários para atingir essas metas.
Tipos de planejamento organizacional
Há muitas maneiras de categorizar os tipos de planos de organização, embora muitos deles se encaixem em quatro categorias principais: financeira, estratégica, contingência e sucessão. Cada tipo de plano de organização considera o negócio como um todo, mas através das lentes de uma determinada área. Dessa forma, é fácil ver como a empresa se sairá em muitos cenários diferentes.
O planejamento financeiro em uma organização visa gerar uma receita maior ou aumentar a participação de mercado do negócio. Além disso, o planejamento financeiro pode resolver problemas financeiros previsíveis que a empresa pode enfrentar no futuro. A forma como um plano financeiro é estruturado depende do nível da empresa e das metas que deseja atingir. Um fator importante de um plano financeiro é que ele precisa estar enraizado na realidade. Assim como um planejamento eficaz de metas, o plano financeiro precisa levar em conta o verdadeiro quadro financeiro da empresa, agora e no futuro. O plano também precisa ser voltado para o futuro, para que ele possa identificar possíveis problemas que a empresa precise superar.
Participe de uma pequena empresa, como uma agência de marketing digital, por exemplo. Com uma equipe de cinco pessoas, a empresa está parada em um patamar e não tem recursos humanos suficientes para desenvolver o negócio. Aumentar suas vendas é um dos objetivos organizacionais. No entanto, se eles contratarem outro funcionário, eles não terão dinheiro para pagar por eles. Ter um plano financeiro claro para essa organização não apenas os ajudará a descobrir como trazer um recurso adicional, mas também como pagar por eles. Além disso, ter esse novo funcionário pode ajudá-lo a aumentar suas vendas e atingir seu objetivo organizacional.
Outro tipo de plano de organização é o planejamento estratégico, que envolve traduzir a visão da empresa em metas e objetivos, com etapas para alcançá-los. O planejamento estratégico não olha apenas para dentro da própria empresa, mas também se concentra no mercado e na indústria, bem como nos concorrentes. Esse tipo de planejamento envolve a análise das oportunidades futuras da empresa e possíveis ameaças recebidas. Também exige conhecer plenamente os pontos fortes e fracos da organização. O planejamento estratégico também requer ter uma compreensão de quem são os concorrentes no mercado, e precisamente quais são seus pontos fortes e fracos em comparação com a organização. Ter uma visão realista do mercado global e da economia também é imperativo.
No caso da agência de marketing digital, por exemplo, parte de sua visão estratégica pode ser oferecer um novo serviço, como redação de materiais de geração de leads. Se a empresa tem se concentrado principalmente em web design e publicidade online até esse ponto, eles precisarão conduzir uma pesquisa completa no campo de copywriting para entender como ela se sai no setor. Se seus concorrentes oferecerem copywriting como um serviço, então pode ser prudente que eles também o ofereçam. Eles também podem precisar de uma maneira de diferenciar seus serviços de copywriting de seus concorrentes.
Muitas organizações também criam planos de contingência para resultados que estão fora do âmbito do normal. Esse tipo de planejamento organizacional ajuda a mitigar os riscos potenciais para a empresa e pode até mesmo potencialmente ajudá-los a evitar eventos que possam ter efeitos catastróficos. Um plano de contingência robusto é bem pesquisado e apresenta cenários realistas que podem ter repercussões negativas na empresa, e fornece uma solução passo-a-passo que a empresa pode implementar nesse cenário. O planejamento de contingência pode salvar uma organização da queda e pode ajudá-la a crescer em tempos de transição.
Um possível cenário catastrófico para a agência de marketing digital pode ser que seu maior cliente, que fornece mais de 50% de sua receita, decida assinar com um de seus concorrentes. Nesse caso, a empresa perderia grande parte de sua receita. Se eles não conseguirem substituí-lo, talvez tenham que declarar falência. Um plano de contingência, no caso deles, forneceria possíveis soluções para esse problema, que pode incluir maneiras de trazer esse cliente de volta à empresa, aumentar sua receita através de outros canais ou até mesmo fazer um empréstimo para alívio de curto prazo. Por ter um plano já em vigor, se o seu maior cliente for embora, a agência de marketing digital pode, então, ir direto ao trabalho tentando resolver seu problema, em vez de perder tempo tentando descobrir um plano enquanto estão em modo de crise.
O planejamento sucessório é outra maneira eficaz de planejar a organização. Isso envolve o desenvolvimento de uma estratégia para pôr em prática quando um participante importante da organização sair. Se alguém em uma função de gerenciamento de tomada de decisão deixa a organização por qualquer motivo, planejado ou não, a empresa como um todo pode ser desvalorizada. Talvez eles não consigam atingir seus objetivos organizacionais se não tiverem a liderança certa. O planejamento da sucessão envolve mais do que apenas nomear um sucessor. Isso significa treinar e preparar essa pessoa para preencher a posição de liderança antes que surja a necessidade. Dessa forma, não há tempo de atraso para o sucessor se atualizar, e a organização pode continuar com os negócios como de costume.
Se o desenvolvedor web líder da agência de marketing digital sair de repente, por exemplo, a empresa pode não ser capaz de concluir seus projetos existentes ou quaisquer novos projetos até que eles tenham uma substituição no local. Para um pequeno negócio, isso pode significar que eles podem ter que fechar suas portas. Com um plano de sucessão, eles podem ter treinado um desenvolvedor júnior para assumir o papel. Se essa pessoa já estivesse preparada para a posição de tomada de decisão principal, então a agência poderia continuar a atender seus clientes sem nenhum soluço.
Por que você precisa usar o planejamento organizacional
O planejamento adequado da organização permite que a empresa atinja todo o seu potencial. Usando uma abordagem sistemática, as empresas podem estabelecer onde querem ir e, em seguida, implementar as etapas que podem usar para chegar lá. Se uma organização está interessada no crescimento e não sabe como chegar lá, o planejamento da organização pode ajudar a estabelecer as etapas necessárias para definir suas metas e alcançá-las.
O planejamento organizacional ajuda as empresas a serem estratégicas na maneira de tomar decisões importantes. Quando existem objetivos maiores da empresa, é mais fácil chegar a certas decisões ao usar um método estratégico. Da mesma forma, o planejamento da organização pode ajudar as empresas a desenvolver seus pontos fortes. Se houver áreas específicas nas quais a organização se destaca, seria prudente jogar com elas mais para expandir os negócios. No outro extremo do espectro, os pontos fracos de uma organização podem ser melhorados usando o planejamento organizacional. Elementos do planejamento financeiro e de contingência podem desempenhar um papel significativo na superação das fraquezas de um negócio.
Preparar a empresa para o sucesso é uma das principais razões pelas quais eles devem usar o planejamento organizacional. Através do desenvolvimento de planos e processos, a empresa pode trabalhar para melhorar os procedimentos que são implementados continuamente. Melhorar a maneira como a empresa opera ajuda a dar-lhes uma vantagem competitiva também, o que também pode aumentar seus negócios.
Como melhorar o planejamento organizacional
Nenhum método de planejamento organizacional funciona para uma empresa. Muitas vezes, uma empresa precisa aplicar diferentes formas de planejamento organizacional para encontrar o que funciona bem para elas. Melhorar o planejamento da organização é um trabalho contínuo, porque à medida que a empresa cresce e muda, a maneira como a empresa planeja mudar para atender aos novos requisitos.
Honestidade e abertura são aspectos importantes do planejamento organizacional. É vital ter uma visão clara e objetiva de como a organização está se saindo. Dessa forma, fica mais fácil identificar possíveis problemas ou ameaças que a organização está enfrentando ou fraquezas específicas que são aparentes na empresa. Removendo os obstáculos internos que os funcionários enfrentam, ajuda-os a concentrar-se na tarefa em mãos. Uma vez que os obstáculos internos, como alguns procedimentos ou políticas, são removidos, os funcionários podem trabalhar no sentido de melhorar os pontos fracos da organização.
Ao procurar melhorar o planejamento da organização, é imperativo ter um conjunto de métricas para avaliar o desempenho do plano. As métricas podem oferecer grande valor e agir como um guia para a tomada de decisões sobre os principais elementos do negócio. A gerência pode usar os dados para identificar áreas onde a organização precisa concentrar seus esforços e, em seguida, desenvolver estratégias para ajustar as operações, levando a empresa a melhorar seu desempenho geral.
