A compilação precisa de atas de reuniões ajuda a garantir que os participantes mantenham o foco nas tarefas atribuídas, reduzam a falta de comunicação e melhorem a eficiência das reuniões subsequentes. Os benefícios de atas de reuniões claras e abrangentes significam que qualquer proprietário de empresa, executivo ou outro líder que realiza regularmente reuniões deve estabelecer diretrizes para a realização de minutos. Essas diretrizes devem cobrir o que acontece antes, durante e depois da reunião.
Antes do encontro
Determinar quem leva minutos
Enquanto uma tarefa aparentemente subalterna, registrar os minutos da reunião requer atenção significativa aos detalhes. Como resultado, o atendente deve ter participação mínima na reunião. Isso permite concentrar a maior parte de sua energia na gravação de pontos essenciais da reunião.
Dicas
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As empresas costumam usar assistentes executivos ou recepcionistas para tirar atas, uma vez que esses funcionários muitas vezes não têm um papel ativo na própria reunião.
Use um formulário padronizado
Crie seu próprio formulário de minutos de reunião padronizado para usar durante a reunião. A padronização ajuda o atendente a saber onde colocar as informações e também ajuda os participantes a ler o documento mais tarde. Informações básicas devem incluir:
- Lista de participantes.
- Encontro.
- Lista de tópicos para discutir.
- Plano de ação decidido sobre cada tópico.
- Os responsáveis por realizar essas ações.
Durante o encontro
Preencha Informações Essenciais
Antes do início oficial da reunião, preencha as informações essenciais, como os participantes e a data. Isso evita um desperdício desnecessário de tempo durante a reunião real.
Apenas informações importantes
As atas de reunião não devem transcrever uma reunião inteira. Pelo contrário, as atas de reunião registram tarefas e instruções importantes em um formato simplificado. Assim, você deve registrar informações como a delegação de funções, datas de vencimento, aquelas atribuídas a esses deveres e quaisquer outras informações aparentemente relevantes. As atas das reuniões não devem conter discussões gerais ou informações tangenciais.
Peça esclarecimentos
As atas devem refletir com precisão os pontos principais da reunião. Peça esclarecimentos se alguma informação discutida durante a reunião não for clara. Nunca ache ou arrisque informações ou omissões imprecisas. Ao pedir esclarecimentos, no entanto, sempre siga os protocolos de reunião. Algumas reuniões adotam uma abordagem informal, enquanto outras adotam as Regras de Ordem de Robert estruturadas.
Consulte Minutos Passados
Os minutos atuais que você compila podem se referir a atas de reuniões anteriores. Isso requer que você leve as minutas da reunião para a nova reunião para que as informações estejam prontamente disponíveis para todos os participantes.
Depois da reunião
Revisão Minutos
Verifique as atas da reunião por erros tipográficos ou quaisquer frases pouco claras. Corrija-os antes de finalizar os minutos. Quaisquer erros podem causar confusão em relação a tarefas importantes.
Enviar aos participantes
Envie as atas da reunião para os participantes da reunião para aprovação. Isso dá aos participantes a oportunidade de fazer perguntas ou corrigir erros. Informe todos os participantes se alguma mudança ocorreu.
Finalizar e arquivar
Depois que todos os participantes aprovarem as atas, assine o documento do minuto com a data de aprovação indicada ao lado da assinatura. Posteriormente, arquive os minutos no seu computador ou em uma pasta com outras atas da reunião. Mantenha todos os minutos da reunião juntos, o que permite um fácil transporte para reuniões futuras e fornece um local central se alguém precisar consultar os documentos.
