Registrar corretamente os minutos da reunião é um passo crítico que pode ser negligenciado. Em alguns casos, manter um registro de atas de reunião pode ser uma exigência legal. Seja uma exigência legal ou não, é uma boa maneira de manter todos focados e no ponto após a reunião e fornece um registro histórico das atividades da organização.
Agenda da reunião
Definir uma agenda ajuda a evitar que a reunião se torne desorganizada e permite que você escreva um esboço antecipado para os minutos. Isso economiza tempo e facilita o preenchimento dos espaços em branco em cada tópico, conforme é discutido.
Informação preliminar
Coloque no topo do documento "Minutos da Reunião para Data". No canto superior direito, liste as informações básicas sobre a reunião. Anote o nome da empresa, data e local da reunião e as horas em que a reunião foi iniciada e concluída.
Quem assistiu
A ata deve mostrar quem participou da reunião. Liste o nome e o título de cada pessoa. Se os participantes forem de uma organização diferente ou estiverem sendo corrigidos por telefone, isso deve ser observado. Observe também quem tomou as atas da reunião, que geralmente é o secretário corporativo.
Tópicos de discussão
Mantenha os tópicos de discussão simples ao compilar os minutos. Não cite o que cada pessoa disse. Respeite uma descrição básica do tópico e indique claramente que decisão ou resultado foi alcançado. Não há necessidade de elaborar mais nas atas.
Digite Minutos Imediatamente
Digite os minutos da reunião imediatamente. Quanto mais tempo passar antes que os minutos sejam digitados, maior a probabilidade de você esquecer algo importante que ocorreu. Alguns acham útil ter um gravador ligado durante a reunião para ter um registro para verificar conforme necessário ao compilar os minutos. Distribua uma cópia da ata da reunião a todos os que compareceram.
