Empresas, prestadores de serviços individuais e organizações sem fins lucrativos elaboram declarações de políticas para expressar as diretrizes que regem a execução e a participação em seus serviços. Essas políticas estabelecem protocolos e estabelecem parâmetros aos quais todos os que entram em contrato ou visitam um local devem aderir. A elaboração dessas políticas começa com a contribuição de todas as entidades organizacionais, além de estabelecer uma correlação direta com os objetivos da empresa. Para os redatores de políticas, a pesquisa, a preparação e as decisões sobre formatos e distribuição dominam a maior parte do processo de redação de protocolos.
Prepare-se para escrever. Reúna materiais de anotações, proteja um computador ou processador de texto designado e escolha um espaço para conduzir a maior parte da escrita. Além disso, escolha a política ou o idioma principal do protocolo, considerando o estilo de texto e os tipos de fonte para o documento de política.
Realize uma reunião com o pessoal-chave para obter informações sobre a criação de uma nova política ou documento. Por exemplo, os parâmetros da política de segurança física exigem que tanto o representante de recursos humanos quanto o pessoal de segurança forneçam seus pontos de vista sobre os requisitos da política. Tome atas de reunião para uso na criação de políticas ou protocolos a partir de informações coletadas.
Avalie a empresa ou missão de serviço. Use o idioma e a aplicação da missão da empresa como um guia para o tom geral da política ou protocolo. Por exemplo, a repetição de cuidadosas medidas de planejamento e relatório tem uma importância significativa para os formuladores de políticas dentro da comunidade de segurança industrial.
Pesquise o público. Conte o número de clientes, contratados ou funcionários que constituem o público principal do documento de política. Identifique o local de trabalho ou de negócios desses indivíduos para determinar os requisitos de localização e distribuição. Além disso, revise as descrições de trabalho e os contratos dos funcionários para possível inclusão no documento de política.
Revise o layout físico do espaço de trabalho ou de negócios. Documente as dimensões, as vias de tráfego existentes e as áreas dedicadas, como banheiros e salões dos funcionários, para uso na criação de uma parte ambiental e de segurança do documento de protocolo. Entre em contato com agências externas, como o corpo de bombeiros local ou a organização de segurança no trabalho, para determinar requisitos como limites máximos de capacidade e dispositivos obrigatórios de segurança contra incêndio.
Revise os documentos existentes da empresa. Reúna todas as cartas de política da empresa, manuais de protocolo anteriores e documentos relacionados a serviços para uso na construção de um novo documento de política e procedimento. Identifique informações desatualizadas e atualize os dados essenciais conforme necessário. Para formulários que exigem assinaturas oficiais, localize o signatário original ou um substituto ou substituto apropriado. Descarte adequadamente dados desatualizados que ainda podem conter informações confidenciais.
Pesquisa de segurança e uso de produtos. Distribuidores, varejistas ou fabricantes de produtos devem pesquisar as medidas de uso e segurança apropriadas de um produto vendido ou manufaturado. Adicione essas informações à seção de procedimentos dos manuais de políticas de serviços enquanto apresenta dados de segurança e emergência. Adicione dados seguros de manuseio e descarte para itens existentes como ou contendo material perigoso.
Crie vários formatos. Versões em livros e eletrônicas da política ou protocolo proporcionam conveniência para o público do documento. Os documentos de política eletrônica permitem que os leitores analisem a política convenientemente em vários locais. Além disso, o formato de livro ou cópia impressa fornece uma versão física para revisão rápida quando necessário.
