Como escrever procedimentos e políticas

A chave para escrever procedimentos e políticas fortes é tornar os documentos rígidos o suficiente para documentar as regras da organização, mas flexíveis o suficiente para poderem ser facilmente seguidos, principalmente sem desvios, já que você deve documentar cada pequeno desvio de seu caminho projetado. Você pode ouvir procedimentos e políticas referidos como POPs ou Procedimentos Operacionais Padrão, em muitas organizações. Esses documentos formam a espinha dorsal de uma organização, portanto, escrevê-los bem ajudará a manter o negócio no caminho e garantir que os procedimentos padrão sejam conduzidos da mesma maneira por todos os funcionários. Se você trabalha em um setor regulamentado, como empresas farmacêuticas ou de biotecnologia, os POPs fortes são absolutamente essenciais para o sucesso do seu negócio, pois a Administração de Alimentos e Medicamentos (FDA, na sigla em inglês) consulta esses documentos primeiro em qualquer auditoria.

Elabore um resumo de todos os procedimentos e políticas de que sua organização precisa. Criar um breve resumo de procedimentos e políticas ajudará você a organizar sua redação. Agrupar a política e os procedimentos por departamento pode ajudá-lo a organizar seus pensamentos. Organize o esboço com os documentos mais importantes no início para que você possa priorizar a elaboração dos SOPs. Afinal, você tem que começar em algum lugar e começar com os meios mais importantes que pelo menos isso será feito. Você pode ter que revisitar esses primeiros documentos depois que os SOPS de suporte forem gravados. É imperativo que o SOPS não entre em conflito.

Divida os procedimentos e políticas individuais nas tarefas separadas envolvidas na conclusão de cada documento. Em sua estrutura de tópicos, adicione subtarefas para cada documento para que as etapas sejam claras, lógicas e ordenadas. Desta forma, os documentos quase se escrevem. Certifique-se de adicionar apenas as etapas mais amplas. Se você escrever o seu SOPS detalhado demais, há muita chance de ter desvios. Não é uma coisa boa.

Entreviste a equipe que executa as tarefas. Não negligencie a contribuição valiosa dos funcionários que estão executando as tarefas. Os SOPs devem documentar como as coisas são feitas e essas são as pessoas que sabem. Portanto, peça aos trabalhadores e não aos gerentes que façam alguma criação de documentos preliminares. Eles sempre podem ser fortalecidos por um escritor técnico.

Preencha seu esboço com procedimentos mais detalhados para sua equipe seguir. É uma prática recomendada mantê-lo simples ao redigir políticas e procedimentos. Também é prática amplamente aceita escrever no nível americano do quinto ano - isso significa que um aluno da quinta série deve ser capaz de ler e entender cada palavra.

Decida quem vai assinar os procedimentos e políticas. Assinar deve conter alguns nomes de alto nível para que os chefes estejam cientes de como as coisas estão sendo feitas. Algumas organizações executam todas as políticas e procedimentos através do departamento de recursos humanos ou do seu ramo jurídico para garantir que nenhuma lei seja violada.

Chame uma reunião de revisão para reunir todos os signatários em uma sala para discutir a política. Se possível, reunir todas as partes em uma sala para discutir sobre uma política específica fará com que o documento avance em um ritmo muito mais rápido do que passá-lo e pedir comentários. Se você realmente quiser acelerar as coisas, defina uma meta de ter o SOP assinado no final da reunião.

Assine, date, controle de versão e circule os procedimentos e políticas finalizados. Considere dar a cada funcionário um manual de funcionário que possa ser atualizado com os documentos revisados, conforme necessário. Na verdade, crie uma política e um procedimento para o manuseio dos notebooks, incluindo a auditoria periódica dos manuais dos funcionários para garantir que todos os funcionários estejam atualizados.

Revise os SOPs aprovados existentes em um cronograma. Todos os POPs devem ser revisados anualmente ou, no mínimo, semestralmente, para assegurar que as práticas e políticas não mudaram. Certifique-se de obter assinaturas e datas novas para que, se auditadas, haja uma trilha de papel clara das versões anteriores.