Correspondência de negócios é tipicamente sucinta e bem organizada, com pensamentos do escritor apresentados concisa o suficiente para caber em uma página. No entanto, há momentos em que a mensagem que você precisa transmitir requer duas páginas. A formatação adequada da segunda página da carta comercial garante que o leitor não ignore seus pensamentos finais.
Formatando o cabeçalho da segunda página
O formato de cabeçalho de segunda página que você escolhe é com você, mas deve sempre incluir pelo menos o nome completo da pessoa para quem a carta foi escrita. O cabeçalho da segunda página também pode incluir o número da página e a data da carta.
Alguns escritores preferem usar uma única linha na segunda página da carta comercial. Isso é conhecido como o formato horizontal. Por exemplo, eles digitam o nome do destinatário na margem esquerda mais distante, centralizam o número da página e digitam a data justificada na margem direita. Usando este formato, quase parece que você está criando três colunas.
Outra maneira de formatar a segunda página é usar o formato de bloco, o que significa que você digita o nome do destinatário na linha superior abaixo da margem de uma polegada e depois digita o número da página na próxima linha e a data na terceira linha. Por exemplo:
Sr. Davey Jones
Página 2
1º de outubro de 2018
Em vez de usar a margem justificada à direita, basta passar o centro da página quase até a margem direita. Quando os leitores olham para a segunda página, a primeira coisa que eles vêem é o nome, o número da página e a data. Dessa forma, se você escolher grampear a primeira e a segunda páginas, a área grampeada não cobrirá o cabeçalho da segunda página.
Depois de ter o título no lugar, você deve deixar três linhas em branco antes de incluir o resto da sua carta comercial. Certifique-se de ter texto suficiente para justificar uma segunda página. Se você tiver apenas uma ou duas linhas adicionais, tente cortar sua carta para caber em uma página. Além disso, certifique-se de não iniciar a segunda página da sua carta no meio de uma frase. Quando possível, inicie um novo parágrafo na segunda página para que sua carta flua melhor.
Criando a margem da segunda página
Se você tiver uma carta comercial de duas páginas, convém grampear as duas páginas juntas. No entanto, é aceitável que você simplesmente dobre as duas páginas da carta para que elas se encaixem no envelope. Se você grampear as páginas, o leitor obviamente sabe que há mais na sua mensagem do que o conteúdo da primeira página. No entanto, se você optar por não grampear, certifique-se de começar a formatação suficientemente abaixo da borda superior da segunda página, para que o leitor perceba que a segunda página é tão importante quanto a primeira. Uma margem de uma polegada do topo da página é habitual. É aí que você começará o segundo título da página.
Obtenha o direito de informações do destinatário
Como a segunda página da sua carta comercial contém o nome do destinatário, é essencial que você tenha o nome do destinatário escrito corretamente na primeira página da carta, seguido do título correto e do endereço para correspondência. Na primeira página da sua carta comercial, as informações do destinatário seguem a data e o seu endereço de retorno.
Se você não tiver certeza sobre a grafia de qualquer informação do destinatário, verifique o site da empresa ou ligue para o secretário ou recepcionista da empresa. Não se arrisque a se constranger e possivelmente ofender o destinatário usando informações incorretas ou desatualizadas.
