Escrever mensagens de reivindicações e ajustes requer preparação e planejamento antes de começar a escrever. Escreva a partir de um esboço simples para mantê-lo organizado. Decida o que você quer que o leitor faça. Por exemplo, você quer seu dinheiro de volta ou quer que o produto seja substituído? Uma carta de reivindicação é uma maneira de resolver problemas em erros que foram feitos e podem precisar de um ajuste. Uma mensagem de ajuste é uma resposta a uma carta de reivindicação feita contra sua empresa.
Itens que você precisará
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Recibos
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Contas
Reivindicar mensagem
Escreva sobre os fatos relevantes no primeiro parágrafo. Comece com o problema. Explique exatamente o que aconteceu e a razão pela qual você está escrevendo a carta de reivindicação.
Soletrar porque você acredita que sua reivindicação deve ser concedida no segundo parágrafo. Informe o leitor sobre os detalhes da reivindicação e as responsabilidades legais e a justiça. Por exemplo, o produto não funcionou como o anúncio sugerido.
Inicie o terceiro parágrafo solicitando ação. Solicite o que você espera que o leitor faça. Inclua uma data pela qual você espera uma ação. Não ameace, mas explique quais etapas adicionais você pode adotar caso sua solicitação não seja atendida. Feche com um “Sincerely” e sua assinatura acima do nome impresso.
Mensagem de ajuste
Comece seu primeiro parágrafo com uma sentença de aprovação. Dê ao cliente as boas notícias primeiro e cumpra a reivindicação do cliente.
Inicie o segundo parágrafo explicando o erro. Explique a causa do problema. Não atribua culpa. Concentre-se em seus esforços contínuos para evitar erros e dificuldades.
Expresse sua apreciação pelos negócios do cliente no terceiro parágrafo. Peça desculpas se achar que precisa fazê-lo. Se não for possível cumprir todos os elementos do ajuste solicitado, explique o motivo e adicione detalhes necessários sobre como você responderá à solicitação.
Feche a carta com “Sincerely” e imprima e assine o seu nome.
Verifique sua carta para garantir que o tom seja amigável. Tente não parecer condescendente ou malvado.
Dicas
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Mantenha uma cópia da sua carta para seus registros.
Forneça como anexos documentos, como faturas, materiais publicitários ou recibos que possam fazer backup do que você está escrevendo.
