Se você administra uma pequena empresa ou gerencia suas finanças, é essencial que você entenda as diferenças entre despesas reembolsáveis e receita tributável. O IRS é especial quando se trata do que pode ser classificado como uma despesa reembolsável, e as penalidades podem resultar se você fizer isso de forma inadequada. A manutenção cuidadosa dos registros e a manutenção dos recibos são essenciais para que sua empresa seja auditada.
Quais são as despesas reembolsáveis?
Quando você está fornecendo produtos ou serviços para um cliente, pode haver ocasiões em que você assume o custo de um serviço ou item adicional por cortesia a esse cliente. Você pode optar por não cobrar do cliente esses custos. Se você fizer isso, no entanto, a quantia apareceria mais tarde como receita no seu plano de contas. Como não se trata de renda regular, há necessidade de se diferenciar.
Sempre que você incorrer em despesas em nome de um cliente durante o curso de seu trabalho, esses custos cairão na categoria de despesas reembolsáveis. Por exemplo, as taxas de entrega ou despesas de viagem podem contar como despesas reembolsáveis. Custos de combustível, refeições ou quartos de hotel também podem ser classificados como reembolsáveis. Em negócios normais, o tratamento contábil de reembolso determina que se trata de uma despesa quando você a incorre e de um item de receita ao faturá-lo ao cliente.
Se você for uma pequena empresa e estiver usando um subcontratado, poderá ter de lidar com despesas adicionais reembolsáveis, denominadas despesas de repasse. Por exemplo, se você está fornecendo serviços de manutenção de site ao seu cliente por US $ 500 por mês, e está pagando ao subcontratado US $ 500 por mês para realizar o trabalho, essa despesa não é receita para você, mas uma despesa de passagem. Você precisará fornecer ao subcontratado o Formulário 1099 no final do ano fiscal e manter registros cuidadosos do que você faturou ao cliente e do que você pagou pelo mesmo trabalho.
São os Reembolsos Renda Tributável?
Quando um reembolso é pago a um funcionário ou à empresa, ele deve ser devidamente registrado para que seja considerado não tributável. Por exemplo, no holerite de um empregado, um reembolso deve ser anotado como tal e não incluído apenas entre as outras receitas do funcionário. No plano de contas da sua empresa, você precisa observar que é uma despesa reembolsável quando você o documenta pela primeira vez. Dessa forma, você pode conferir sua lista de renda posteriormente para verificar se ela não é tributável.
Desde que as rubricas de despesas e receitas tenham sido devidamente documentadas e monitorizadas, os reembolsos não são considerados rendimentos tributáveis. Você não está sendo pago por um bem ou serviço nesse caso, mas sim colocando uma certa quantia de dinheiro agora que está sendo devolvida a você mais tarde.
Acompanhamento Adequado das Despesas Reembolsáveis
Além de documentar as despesas reembolsáveis corretamente no seu plano de contas, você precisa manter registros cuidadosos. Arquive todos os recibos, declarações ou outra documentação relacionada à despesa, se possível. Mantenha uma cópia com a documentação fiscal do ano fiscal para que você possa consultá-la no caso de uma auditoria ou qualquer dúvida que possa surgir. Sem a devida documentação, o IRS poderia argumentar que sua despesa reembolsável deveria ter sido tratada como receita tributável, o que levaria a sua empresa a ter mais devido no final do ano fiscal.
