Imagine um ambiente de trabalho em que você não tenha nenhuma orientação sobre como se comunicar efetivamente com seus colegas e nenhuma política sobre o que dizer ao mundo exterior. Não parece que esse negócio seria muito bem sucedido, não é? A maneira como uma organização se comunica com os que estão dentro dela e os que estão fora dela é parte integrante de seu sucesso. As políticas e diretrizes de comunicação ajudam os funcionários a compartilhar informações para realizar seu trabalho com eficiência e oferecer suporte à imagem da organização externamente.
Papel das Comunicações Internas
A comunicação interna acontece quando uma empresa compartilha informações dentro de si com sua equipe. As empresas podem se comunicar internamente por escrito através de e-mails e memorandos ou verbalmente em reuniões e conferências. O principal objetivo da comunicação interna é identificar e compartilhar os objetivos da empresa. É vital que os funcionários saibam em que estão trabalhando. As metas podem ser em toda a empresa, departamentais ou individuais. Independentemente disso, saber qual é o propósito deles no trabalho ajuda os funcionários a permanecer no caminho certo.
Criar um ambiente de trabalho melhor é outra razão pela qual a comunicação interna é tão importante. Ao comunicar-se dentro da empresa sobre mudanças organizacionais, números de vendas e problemas de recursos humanos, as empresas podem criar ambientes de trabalho transparentes e eficazes, onde os funcionários prosperam. Isso ajuda a reduzir as taxas de rotatividade, atrair novos talentos e aumentar a satisfação dos funcionários. As empresas também podem parar os rumores da empresa antes de começar, garantindo que se comuniquem aberta e rotineiramente com seus funcionários.
A comunicação interna ajuda as empresas a manter a marca e manter o controle da mensagem. Por ter uma forte promessa de marca que é comunicada internamente, os funcionários têm um melhor controle sobre como falar com clientes e outras partes externas. Com a comunicação que leva a metas claras e equipe bem treinada, as empresas têm mais chances de garantir que as interações com os clientes sejam positivas.
Objetivo das Comunicações Externas
A comunicação externa acontece quando uma empresa troca informações com clientes, prospects, parceiros, fornecedores, investidores e outras partes interessadas fora da empresa. É essencial que a organização implemente políticas que orientem os funcionários sobre que tipo de informação compartilhar fora da empresa, com quem compartilhá-la e como compartilhá-la.
Ter orientações sobre que tipo de informação compartilhar com qual parte é importante para que certas informações não caiam nas mãos erradas ou criem problemas para a empresa. Por exemplo, se uma empresa está desenvolvendo um novo produto que revolucionará o mercado, é essencial não compartilhar detalhes específicos desse produto com os concorrentes antes de seu lançamento. No entanto, a empresa pode querer informar seus valiosos clientes, investidores e parceiros sobre o produto antes de qualquer outra pessoa.
Controlar informações negativas sobre a empresa é uma das razões pelas quais a comunicação externa efetiva é tão importante. Ao implementar uma estratégia, as organizações podem entrar em contato com partes interessadas externas e discutir os problemas em questão. Se uma empresa está lidando com um desastre de relações públicas, por exemplo, ter um plano para falar com a mídia e os clientes é uma parte importante do tratamento da situação.
Garantindo uma mensagem unificada interna e externamente
Para que uma empresa seja bem-sucedida, a comunicação interna e externa precisa trabalhar em conjunto para atingir as metas da empresa. Por exemplo, se a empresa compartilhar informações conflitantes com seus funcionários e seus investidores, eles podem ter que lidar com várias partes interessadas insatisfeitas e desmotivadas, o que poderia levar a problemas maiores.
As empresas precisam olhar para o público interno e externo para ter uma política de comunicação unificada. Por exemplo, se uma empresa está desenvolvendo uma mensagem de marca, é essencial criar pontos de conversa para uso interno e externo juntos. Dessa forma, a empresa pode desenvolver mensagens que atraiam seus funcionários e os motivem a realizar seus trabalhos, além de informações que atraiam seus clientes e parceiros. Se essa mensagem foi desenvolvida separadamente, pode haver ideias conflitantes ou termos diferentes que confundam interna e externamente.
