A percepção do público em relação a uma empresa ou agência pode ser consideravelmente afetada por sua comunicação externa, enquanto a satisfação no trabalho dos funcionários da empresa depende, em parte, de sua comunicação interna. Elaborar uma campanha eficaz de mensagem ou comunicação começa com um exame de vários fatores.
Respondendo a questão principal
Em um mundo onde as pessoas são inundadas com milhares de mensagens todos os dias, sua pergunta principal é muitas vezes “Por que eu deveria me importar?” Ou “O que há para mim?” A comunicação eficaz torna essa resposta clara para o leitor ou ouvinte. Pergunte a si mesmo quais informações seriam mais importantes para você se você fosse um membro da audiência e assegure-se de que seus materiais forneçam esses detalhes. Enfatize os benefícios no início de sua mensagem ou materiais antes de adicionar informações menos importantes.
Simplificação
Manter sua comunicação direta aumenta a probabilidade de que seja eficaz. Almeje um nível de leitura de sexta a oitava série para materiais escritos. Evite usar siglas, termos regulamentares ou jargões. Exclua as palavras se uma pessoa comum que você parou na rua não souber o significado delas. Ao preparar materiais escritos, mantenha as frases curtas e divida a cópia com cabeçalhos e gráficos. Uma página cheia de texto não é atraente para os leitores em potencial.
Métodos
Disponibilizar informações para clientes e funcionários por meio de diversos formatos. Comunicados de imprensa, mensagens de texto e e-mails podem ser usados para comunicar informações urgentes, enquanto boletins informativos podem ser uma escolha apropriada para conteúdo que é menos sensível ao tempo. Um site é vital para a comunicação com o público externo, e uma Intranet bem organizada que exibe conteúdo de notícias e recursos práticos pode ser muito útil para os funcionários. A incorporação de apresentações de vídeo permite que você atraia aprendizes visuais e ofereça novas perspectivas ou detalhes. Realizar reuniões com funcionários ou o público oferece interação face a face que pode gerar credibilidade e fazer com que o público se sinta valorizado.
Pontualidade
As informações que seus clientes precisam conhecer devem ser comunicadas o mais rápido possível. Quando seu público aprende informações da mídia em vez de diretamente de sua organização, pode haver uma percepção de que você pretendia ocultar as informações ou de que você não se importa verdadeiramente com seu público. O Centers for Disease control observa em seu manual de comunicação de crise que dois dos erros mais sérios que uma organização pode cometer quando se comunica com as partes interessadas estão fornecendo informações que são muito pequenas e muito atrasadas ou que surgem como partes interessadas arrogantes e sem valorização. Esses pensamentos são resumidos em um slogan da agência: “Seja o primeiro. Esteja certo. Seja credível.
Transparência e Frequência
Os funcionários e o público geralmente suspeitam de corporações e agências governamentais, mas você pode criar confiança aumentando a transparência de suas mensagens. Os executivos devem receber más notícias e estar dispostos a expressar o arrependimento que sentem por circunstâncias difíceis. Compartilhar o raciocínio por trás de decisões difíceis também pode gerar compreensão.
"Quando você revela informações prejudiciais que não precisava revelar, ganha uma reputação de transparência", diz Peter Sandmann, especialista em comunicação de risco e consultor corporativo. “As pessoas começam a perceber que quando você faz algo errado, você diz; Segue-se que quando você não diz, você não fez nada de errado.
Clientes e funcionários não devem apenas ouvir de você quando a notícia é ruim.Um boletim informativo mensal ou reuniões trimestrais podem manter os funcionários informados sobre as atividades da empresa, enquanto artigos no site da empresa e e-mails de adesão mantêm os clientes informados.
