E-mails e outros meios eletrônicos de comunicação podem ter empurrado as cartas de papel para o limite da consciência, mas seria enganoso sugerir que a arte de escrever cartas está morta. Pelo contrário, as empresas usam cartas todos os dias para enviar informações, comunicar condições importantes aos clientes e colocar algo tangível nas mãos do destinatário. Uma carta semi-formal é apropriada quando você conhece o destinatário, mas não como amigo.
É semi-formal o formato correto?
Sempre considere o destinatário ao preparar uma carta comercial. Uma carta semi-formal é apropriada quando você conhece o destinatário ou se comunica com ele regularmente, por exemplo, o contador que cuida de sua contabilidade ou o gerente do escritório de seu principal fornecedor. Se você não conhece a pessoa, escolha um estilo de carta formal. Letras semi-formais são mais polidas do que cartas informais. Pense neles como um cruzamento entre o tipo de carta oficial que você pode escrever para um regulador do governo e o estilo descontraído da carta que você pode escrever para um amigo.
Siga o formato padrão de carta comercial
Letras semi-formais seguem o formato padrão de carta comercial; é apenas a linguagem que você modifica para criar um tom neutro. Escolha o papel de carta impresso com o timbre comercial e escreva o nome e o endereço comercial do destinatário no canto superior esquerdo da página. Então, se você está escrevendo para o CEO de uma empresa fornecedora, o endereço interno seria:
Sra. Catherine Torrance, CEO
Empresa Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Em seguida, escreva a data no formato mês-dia-ano. É convencional nos negócios escrever escrever o mês como uma palavra: "28 de março de 2018".
Escolha uma saudação
Use o sobrenome do destinatário seguido de dois pontos - "Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. Apelido:" Para vários destinatários, liste os nomes de todos os destinatários - "Dear Ms. Tomaker, Mr. Bennett and Dr Toulson-Smith: "Não escreva o primeiro nome; é considerado rude. Se você não souber o nome do destinatário, faça alguma pesquisa on-line para descobri-lo. Use uma saudação genérica como "Caro Diretor de Vendas:" somente como último recurso. Nesse cenário, seria preferível endereçar sua carta "Dear Sir" ou "Dear Madam" e usar um tom formal.
Estrutura do corpo para clareza
O corpo da sua carta deve dar um tom educado e neutro. Use palavras cotidianas em vez de palavras formais, por exemplo, "também" em vez de "além disso" e "mas" em vez de "no entanto". Contrações como "eu sou", "não" e "não" estão bem em uma carta semi-formal, desde que se encaixem no estilo de casa da sua empresa. Abra descrevendo a razão pela qual você está escrevendo e faça os pontos restantes de dois a quatro parágrafos de uma maneira lógica, uma ideia por parágrafo. Respeite o tempo do destinatário e mantenha a carta tão curta e direta quanto possível.
Escreva um complemento gratuito
Você tem várias opções para arredondar uma carta semi-formal, então escolha um fechamento educado, mas cordial, da lista abaixo:
- Respeitosamente seu
- Sinceramente,
- Atenciosamente,
- Atenciosamente,
- Cordialmente,
- Muitas felicidades,
Termine digitando seu nome e título, imprima a carta e assine seu nome no espaço entre o fechamento e o nome digitado.
Exemplo de uma carta semi-formal
Juntando tudo, aqui está um exemplo de uma curta carta semi-formal:
Prezada Sra. Mears:
Estou escrevendo para convidá-lo formalmente a ser palestrante convidado e facilitador de workshops na próxima Conferência de Vendas Industriais de 2019.
O tema desta conferência é "Vendas: montando a onda de tecnologia". O evento será realizado no Centro de Convenções Ernest N. Morial, em Nova Orleans, de 3 a 5 de outubro de 2019.
Para sua informação, Katerina Houlden, da Intelligent Sales, será a oradora principal de abertura. O tema de sua apresentação é "Dominando o Big Data de Vendas". Se você acessar o portal da nossa conferência em www.indsalescon.net, poderá ver o atual projeto de programa e os temas específicos que os discursos e workshops cobrirão provisoriamente.
Esperamos que a participação seja a maior já registrada neste ano, na área de 4.000 delegados e 80 palestrantes. Eu ficaria feliz e honrado se você contribuir para este evento de prestígio.
Eu agradeceria se você pudesse gentilmente responder até 30 de maio. De lá, eu posso lhe fornecer qualquer informação adicional que você possa requerer.
Muitas felicidades,
Jane Doe
