O formulário 941 do IRS é a declaração de imposto federal trimestral do empregador. Todos os empregadores devem reter impostos federais da compensação dos empregados. Esses impostos incluem imposto de renda federal, imposto de seguridade social e imposto de Medicare. Esses pagamentos feitos pelo empregador são creditados às obrigações fiscais dos funcionários e reportados a eles (bem como ao IRS) no W-2 anual. Os empregadores também devem pagar sua parte dos impostos da Previdência Social e do Medicare que não são retidos dos empregados. O Formulário 941 do IRS é o veículo para informar e pagar esses impostos ao governo.
Quem deve arquivar?
Os empregadores que retêm impostos, conforme exigido por lei, devem preencher o Formulário 941 do IRS. Os valores específicos relatados pelo empregador neste formulário incluem o seguinte: todos os salários que você pagou; imposto de renda federal que você reteve em nome dos funcionários; a participação de seus funcionários e sua parte nos impostos da Previdência Social e do Medicare; quaisquer ajustes nos impostos do Seguro Social e do Medicare do trimestre atual por frações de centavos, pagamento por doença, gorjetas e seguro de vida do grupo; pagamentos de imposto de renda ganho (EIC) avançado; e crédito para pagamentos de assistência ao prêmio COBRA.
O Formulário 941 do IRS não deve ser usado para reportar retenção preventiva ou retenção de imposto de renda sobre pagamentos que não sejam de folha de pagamento. Tais pagamentos incluem coisas como pensões, anuidades e ganhos de apostas. Esses valores são informados no Formulário 945 do IRS, que é um relatório anual e não trimestral para o governo federal.
Exceções
Há poucas exceções. Os empregadores não precisam arquivar o Formulário 941 do IRS para funcionários sazonais. Por exemplo, nos trimestres em que você não paga salários, você não tem nenhum passivo tributário, portanto, não é necessário arquivar. No entanto, você deve informar ao governo se há um ou mais trimestres para os quais você está isento toda vez que enviar o Formulário 941. Isso é relatado na linha 19.
Os empregadores de empregados domésticos estão geralmente isentos de preencher o Formulário 941 do IRS; no entanto, as informações relativas a esses funcionários devem ser informadas no Formulário 1040, Anexo H, “Impostos de Emprego das Famílias”.
Finalmente, os empregadores dos funcionários da fazenda não informam sobre o IRS 941. Em vez disso, eles são responsáveis por apresentar o Formulário 943, "Retorno anual dos empregadores para funcionários agrícolas".
Vendendo, transferindo ou fechando seu negócio
Ao vender ou transferir sua empresa, você e o novo proprietário devem enviar o Formulário 941 do IRS para o trimestre em que a venda ou a transferência ocorreu. No entanto, você deve relatar somente os salários e impostos pagos antes da transação. Da mesma forma, o novo proprietário deve relatar apenas sua parte. Se você mudar de um tipo de empresa para outro (por exemplo, de uma empresa individual para uma sociedade ou corporação), ela será considerada uma transferência e deverá ser tratada da mesma maneira. Se você mesclar seu negócio, a empresa que continuará o negócio deve arquivar o retorno para o trimestre em que a fusão ocorreu e o outro negócio deve arquivar um retorno final em vez disso. Você deve arquivar um retorno final se fechar o seu negócio ou deixar de pagar o salário. Você precisará indicar ao IRS que é um retorno final e pode fazê-lo na linha 18 do Formulário 941. Além disso, você deve informar ao governo o nome do indivíduo que mantém os registros da folha de pagamento e o local em que eles estão sendo armazenado.
Quando você deve arquivar IRS 941
Formulário 941 do IRS é um relatório trimestral que significa que é arquivado a cada três meses. Todos os empregadores estão no mesmo cronograma de pagamento trimestral, e você deve arquivar seu primeiro IRS 941 no final do primeiro trimestre em que pagou os salários. Se, por exemplo, você pagasse seu primeiro salário em fevereiro, você seria responsável por arquivar o IRS 941 naquele trimestre.
O formulário deve ser entregue no último dia do mês seguinte ao final do trimestre. O primeiro trimestre termina em 31 de março, portanto, você deve arquivar até 30 de abril. Os vencimentos restantes são 31 de julho (segundo trimestre encerrado em 30 de junho), 31 de outubro (terceiro trimestre encerrado em 30 de setembro) e 31 de janeiro (quarto trimestre encerrado em 31 de dezembro).
Se você fizer pagamentos em dia dos impostos devidos durante o trimestre, o IRS concederá uma extensão de 10 dias até a data de vencimento do Formulário 941. Assim como o formulário 1040 para impostos pessoais, a data marcada determina a data de apresentação do pedido.
Depositando seus impostos
Embora o Formulário 941 seja apenas devido ao IRS trimestralmente, você deve pagar os impostos com muito mais frequência, e o cronograma de pagamento não depende do cronograma de folha de pagamento. Existem dois tipos de programações de pagamento, e sua programação dependerá de sua responsabilidade fiscal total. Lembre-se, isso inclui o Seguro Social, o Medicare e o imposto de renda federal retido. A sua responsabilidade é determinada pelos seus relatórios no Formulário 941 para um período de "look-back" de quatro quartos. Esse período vai de 1º de julho (de dois anos antes) até 30 de junho do ano anterior.
Antes do início de cada ano, você deve determinar sua programação de pagamento. Se pagou US $ 50.000 ou menos em impostos durante o período de “retrospectiva”, você é um depositante de agendamento mensal. Se a sua responsabilidade fiscal para esse período excedeu US $ 50.000, você é um depositante de horário semestral.
Se a responsabilidade fiscal total do trimestre (após os ajustes apropriados) for inferior a US $ 2.500, não será necessário depositar antecipadamente os fundos. Em vez disso, você deve efetuar um pagamento pontual ao preencher o Formulário 941 do IRS. Se o valor da sua dívida fiscal trimestral exceder US $ 2.500, deverá depositar de acordo com sua programação (mensal ou quinzenal). Os depósitos podem ser feitos em instituições financeiras qualificadas para aceitá-las ou por meio do Sistema Eletrônico de Pagamentos de Impostos Federais (EFTPS).
Penalidades e juros
Penalidades e juros são cobrados sobre pagamentos atrasados de impostos, bem como retornos arquivados tardiamente, conforme estabelecido por lei. Para evitar multas e juros, faça o seguinte: depósito de impostos até a data de vencimento, usando EFTPS quando necessário; arquivar seu formulário 941 completo e exato no tempo; relate seu passivo fiscal com precisão; enviar cheque válido para pagamentos de impostos; forneça formulários W-2 precisos aos seus funcionários; arquivos formulários W-3 e cópias A do W-2 para a Administração da Segurança Social em tempo oportuno e preciso. É uma idéia inteligente para verificar regularmente o site do IRS para obter informações atualizadas como a lei fiscal está sempre mudando e desde que o formulário 941 do IRS é um depósito trimestral.
