Um relatório de chamadas é um aspecto importante da execução de negócios bem-sucedidos. Vendedores e outros profissionais usam relatórios de chamadas para registrar os detalhes de todas as chamadas telefônicas que fazem, bem como visitas a clientes em potencial e existentes. Os relatórios de chamadas normalmente incluem o que foi discutido, o resultado da conversa e qualquer outra informação relevante. Esses relatórios são então enviados aos supervisores e são usados para manter um registro dos contatos com os clientes. Eles também podem dar aos supervisores um feedback valioso sobre o desempenho do trabalho de um funcionário.
Comece documentando com quem você estava falando. Inclua informações detalhadas sobre essa pessoa. Pode ser um cliente, potencial cliente ou cliente de retorno. O relatório de chamadas deve incluir o nome da pessoa, cargo, empresa, informações de contato e quaisquer outras características definidoras. Uma característica de exemplo pode ser que essa pessoa esteja pronta para uma promoção que lhe daria mais poder dentro da empresa.
Inclua no relatório se você falou com mais alguém durante a ligação ou visita. Você pode ter falado com uma recepcionista ou assistente, ou alguém da empresa pode ter participado da chamada de vendas. Certifique-se de incluir informações relevantes sobre o terceiro, como se ela tivesse a capacidade de decidir se a empresa compraria de você.
Anote o objetivo da chamada e se foi pessoalmente ou por telefone. Você pode estar tentando fazer uma venda, obter informações ou apenas conversar com um cliente existente. Detalhar a finalidade da chamada é importante porque você e seu supervisor precisarão analisar se a chamada foi bem-sucedida ou não.
Adicione sua opinião sobre o sucesso da chamada para o relatório de chamadas. O sucesso é geralmente determinado pelo resultado. Por exemplo, se o resultado final foi uma venda, a chamada provavelmente teve êxito. No entanto, o sucesso nem sempre é preto ou branco. Você pode estar tentando fazer um contato com um possível novo cliente. Portanto, se você fosse capaz de falar com essa pessoa, a chamada foi bem-sucedida, independentemente de a venda ter sido fechada ou não.
Inclua qualquer outra informação que você acredita ser relevante no relatório de chamadas. A aparência do escritório ou o humor da pessoa com quem você estava falando poderiam ser potencialmente relevantes para o resultado final da ligação ou visita. Além disso, essas informações podem determinar como você abordará o contato com essa pessoa no futuro. Por exemplo, se um possível cliente parecer incomodado com sua abordagem de vendas, seu supervisor pode sugerir que outro vendedor em seu escritório com uma abordagem de vendas diferente tente entrar em contato com essa pessoa específica no futuro.
Dicas
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Certifique-se de usar ortografia e gramática adequada nos seus relatórios de chamadas. Você não quer incomodar seu supervisor com erros simples. Afinal, ele pode estar usando seus relatórios de chamadas para avaliar seu desempenho no trabalho e o valor para a empresa.
