Quando você precisa atualizar um manual de treinamento, processo de negócios ou manual, o veículo perfeito é um memorando de treinamento. O formato de memorando permite que você direcione seus destinatários e inclua informações de acompanhamento oportunas e é especialmente útil em situações em que novas considerações legais ou etapas necessárias foram adicionadas a um processo existente. Seguindo alguns passos simples, você pode garantir que seu memorando comunica suas idéias de forma clara e sucinta, evitando armadilhas comuns.
Identifique seu público. Isso ajudará você a incluir as informações mais pertinentes para o seu memorando. Por exemplo, se você estiver escrevendo para explicar como usar a nova copiadora no terceiro andar, não envie a nota para todos os funcionários do prédio. Ou, se uma nova lei tiver impacto sobre a forma como as declarações são tomadas em um escritório de advocacia, você não precisa incluir a equipe de manutenção.
Introduza o seu tópico. O primeiro par de linhas deve deixar seus leitores saber por que esse memorando é importante para eles. Deixe-os saber qual era o processo antigo ou em qual processo atual esta atualização se aplica, bem como o motivo da atualização.
Descreva as novas etapas ou requisitos. Use apenas um nível de títulos e mantenha suas explicações concisas e focadas. Inclua as informações atualizadas, bem como as etapas anteriores ou processos que não devem mais ser seguidos ou executados.
Inclua uma linha do tempo. Deixe claro que seu público sabe quando a nova política entrará em vigor. Se for uma mudança imediata, indique claramente se existe algum período de carência ou processo de transição para o procedimento anterior. Por exemplo, se houver um novo formulário para solicitar uma licença, informe aos funcionários o que acontecerá com as solicitações que já estão sendo processadas.
Feche com as etapas de acompanhamento. No final do seu memorando, informe ao público o que ele deve fazer se tiver perguntas que não foram respondidas em seu documento. Isso pode incluir um link para documentação adicional ou um número de contato para o qual eles possam ligar. Se o seu memorando de treinamento fizer parte de uma série de atualizações, informe quando a próxima atualização estará pronta.
Dicas
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Limite sua nota para um tópico principal. Use a segunda pessoa (você) para falar diretamente com seu público.
