Como auditar um fornecedor

Os fornecedores de qualidade são uma parte necessária de uma organização, porque fornecem bens e serviços que você usa para atender seus clientes. As práticas comerciais dos fornecedores têm um impacto direto em sua organização. Se você tem um fornecedor que não é capaz de entregar seus produtos no prazo, isso afeta diretamente sua receita. A auditoria de um fornecedor é uma parte necessária de um sistema de gerenciamento de qualidade. Você pode decidir auditar um novo fornecedor porque está considerando usá-lo para suas necessidades de negócios ou pode decidir auditar um fornecedor atual devido a um incidente ocorrido no passado.

Entre em contato com seu fornecedor para agendar um horário para realizar a auditoria. Preste atenção à resposta do seu fornecedor, especialmente se ele está ou não receptivo a você realizando uma auditoria. Leve o tempo do fornecedor em consideração e tente agendar um tempo de auditoria que beneficie ambas as partes.

Desenvolva seu plano de auditoria e analise o histórico de qualidade de seu fornecedor. Seu plano de auditoria é determinado pela sua razão para realizar a auditoria. Por exemplo, se você teve alguns problemas de produção com seu fornecedor, passe mais tempo a auditar a área de produção.

Chegue às instalações do seu fornecedor a tempo. É importante manter o cronograma do seu fornecedor em consideração. Se possível, evite reagendar sua auditoria porque isso faz com que sua empresa pareça não profissional.

Preste atenção no estacionamento, na área do lixo e na área da recepção para ver se eles são limpos. Tome nota se você é recebido de uma forma profissional e cortês. Todas essas coisas são um reflexo dos princípios da equipe de gerenciamento do fornecedor.

Faça um tour pelas instalações. Procure defeitos no equipamento ou problemas de segurança. Informe-se sobre quantos trabalhadores temporários e quantos funcionários trabalham nas instalações. Examine as políticas de envio do fornecedor e observe os processos de produção e montagem. Documente a atitude do gerente enquanto você estiver visitando as instalações e realizando sua auditoria.

Observe as faturas de um fornecedor existente e os contratos de preços para garantir que o fornecedor esteja cobrando você com precisão. Procure por discrepâncias nos preços, como cobranças imprecisas e alterações de preços feitas antes do horário programado. Colabore com seu departamento de contas a pagar para procurar quaisquer inconsistências nas faturas de fornecedores, incluindo cobranças diversas não explicadas e taxas de envio e transporte imprecisas.

Verifique os termos comerciais de um novo fornecedor. Após alguns meses de uso de um novo fornecedor, você deve analisar um lote de amostra das faturas do fornecedor, linha por linha, e os contratos comerciais para ver se os termos correspondem. Se você encontrar uma discrepância que prova que você estava sobrecarregado, entre em contato com o fornecedor para solicitar um reembolso.

Tome boas notas das coisas que você está observando. Isso ajudará você quando for a hora de escrever sua avaliação e apresentá-la à gerência. Adicione o máximo de detalhes que forem necessários às suas anotações para que você possa abordar os problemas de maneira eficaz.

Escreva sua avaliação. Inclua na sua avaliação quaisquer recomendações e apoie-as com evidências. Por exemplo, se você for recomendado um novo equipamento, documente o equipamento defeituoso que você notou ao executar sua auditoria. Forneça ao fornecedor a avaliação e discuta as preocupações do seu fornecedor.