Documentar atas de reuniões corretamente requer muita organização e atenção aos detalhes. Como as atas de reunião geralmente se tornam documentos legais, é importante resumir as discussões com precisão. Faça uma cópia de backup e armazene-a em um local seguro e distribua cópias extras para as partes relevantes. Com a prática, torna-se muito mais fácil documentar os minutos da reunião de forma precisa e concisa.
Itens que você precisará
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Notebook
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Software de processamento de texto
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Agenda da reunião
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Cópia das Regras de Ordem de Robert
Documentando minutos da reunião
Chegue cedo, para configurar seu laptop e pronto para usá-lo. Observe a data, hora, local e lista de participantes. Grave o máximo possível da discussão da reunião para a sua velocidade de digitação. Não se preocupe com erros ortográficos ou gramaticais. Se você perder um passo importante, como a aprovação de um movimento ou item de ação, não há problema em pedir aos participantes da reunião que esclareçam o texto. Salve o documento ocasionalmente para evitar perda de dados.
Edite os minutos da sua reunião o mais rapidamente possível após a reunião, quando a sua memória da discussão ainda estiver atualizada. Corrija qualquer erro ortográfico ou gramatical e garanta que a formatação seja consistente em todo o documento. Insira uma marca d'água "rascunho" para notificar os leitores de que as atas ainda não foram aprovadas e oficializadas. Salve o arquivo usando um nome de arquivo que seja fácil de identificar e diferenciar posteriormente, como "StrataCouncilMinutesDecember5".
Envie as atas para o presidente da reunião ou outra pessoa designada para revisar a discussão. Edite os minutos novamente, com base no feedback recebido. Ao editar, tenha cuidado para manter a integridade dos minutos. Não adicione nenhuma discussão que não ocorreu ou remova qualquer discussão que tenha ocorrido. Salve o arquivo novamente.
Mantenha a marca d'água "Rascunho" no documento até que os minutos recebam aprovação formal. Isso geralmente ocorre em reuniões subseqüentes do mesmo comitê.
Depois que o comitê aprovar as atas, remova a marca d'água "Rascunho" e salve o arquivo novamente. Distribua as atas aprovadas aos membros do comitê, se necessário.
Dicas
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Tenha uma cópia das Regras de Ordem de Robert (ou qualquer outro guia que seu comitê usar) para usar como referência durante a reunião. Isso pode ajudá-lo a registrar os procedimentos da reunião corretamente.
Algumas pessoas ainda preferem documentar os minutos da reunião usando primeiro a abreviação e depois digitar as anotações posteriormente. Esse método pode funcionar tão bem quanto levar minutos usando um laptop. Depende da sua preferência pessoal.
Para reuniões muito importantes, considere usar um gravador para fazer uma gravação de áudio do processo.
