O uso efetivo da comunicação pode fazer ou quebrar seu negócio, especialmente se você estiver em uma posição que lida diretamente com os clientes. A PacificTel recomenda que você trate conversas telefônicas, sejam elas pessoais ou profissionais, como se fossem reuniões presenciais para garantir que você deixe os clientes com uma boa impressão de você e da sua empresa.
Faça sua saudação educada e diga seu nome. Se você é o destinatário da chamada, tente atender o seu telefone com “Olá. Esta é Jane Doe ”, em vez de um simples“ Olá ”. Se você iniciou a chamada, declare antecipadamente o objetivo da sua chamada.
Segure o receptor ou o microfone perto da boca, fale em um tom de voz normal e enuncie claramente suas palavras. Não presuma que a pessoa do outro lado do telefone tem uma linha tão clara quanto você. Faça tudo o que puder para garantir que o que você diz é facilmente compreensível.
Escolha um ambiente silencioso para a chamada. Se os colegas de trabalho estiverem falando em voz alta, por exemplo, desculpe-se ao interlocutor e peça a seus colegas que lhe permitam privacidade para realizar a ligação ou procurar um local diferente. Se você estiver falando ao celular, sente-se e concentre-se na chamada. Se você se movimentar, poderá criar sons que podem abafar suas palavras. Se você estiver em um ambiente ventoso, entre para finalizar a chamada ou reprograme-a para outra hora. Vento soprando contra o microfone pode fazer uma chamada muito difícil de ouvir.
Permitir que as chamadas secundárias e subsequentes sejam enviadas para o correio de voz, se possível. Mantenha outras chamadas - se você precisar respondê-las - breve. A Southern Illinois University recomenda que você primeiro pergunte ao chamador se você pode colocá-lo em espera para atender outra chamada e, em seguida, verificar novamente a cada 15 a 30 segundos, ou até que tenha concluído a outra chamada.
Forneça mensagens claras e concisas se você precisar deixar uma mensagem no correio de voz. Indique seu nome, o objetivo da ligação e se você ligará de volta. Se você solicitar uma chamada de retorno, deixe seu número de telefone, incluindo o código de área, e repita o número para ter certeza de que está claro.
Dicas
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Não exponha o chamador aos seus ruídos pessoais. Evite chiclete ou comer enquanto fala ao telefone e sempre cubra o telefone e vire a cabeça se tiver que tossir ou espirrar.
Aviso
A Administração Nacional de Segurança no Trânsito nas Auto-estradas informa que quase quase 1.000 pessoas morreram e outras 24.000 ficaram feridas em 2009 devido a acidentes de carro envolvendo o uso de telefones celulares. Desligue o telefone enquanto dirige ou use a opção mãos-livres e nunca envie ou leia mensagens de texto enquanto dirige.
