O gerenciamento de eventos envolve a aplicação de práticas de gerenciamento de projetos para projetar, planejar e coordenar ocasiões especiais, como festas, angariadores de fundos, atividades esportivas e outros assuntos. Dependendo do tamanho do evento, os sistemas de informação (software de computador que normalmente consistem em um repositório de dados e interface de usuário para manipular os dados) são usados para rastrear pessoal e recursos.
História
A indústria de gerenciamento de eventos cresceu muito nos últimos 50 anos, pois os eventos não são mais realizados exclusivamente nas grandes cidades. Desde 1949, o Conselho de Ligação da Convenção fornece ferramentas e programas para profissionais da indústria. Sua iniciativa de intercâmbio de práticas aceitas tem trabalhado no desenvolvimento de padrões relevantes desde 1997. Em particular, o Technology Advisory Council procura desenvolver formulários e protocolos padrão para sistemas de informações de gerenciamento de eventos. Ao garantir a compatibilidade entre sistemas, esses padrões promovem eficiência. Uma vez que uma profissão relativamente não regulamentada, a gestão de eventos é agora mesmo um campo de estudo em universidades, que oferecem programas de certificado e diploma. Esses programas fornecem instruções especializadas sobre as tarefas comuns do sistema de informações de gerenciamento de eventos que automatizam muitas funções de planejamento e logística.
Função
Um sistema de informações de gerenciamento de eventos é projetado para facilitar o rastreamento de pessoal e recursos necessários para a execução de eventos. Normalmente, seu objetivo principal é fornecer suporte a agendamento e registro. Além disso, outras funções permitem atender aos requisitos de pessoal para a disponibilidade de equipes de eventos. O sistema também rastreia custos e despesas. Após o evento, o sistema produz relatórios para o pessoal administrativo. Os sistemas de informações de gerenciamento de eventos permitem que os planejadores utilizem processos e tecnologia para coordenar atividades que resultam em um evento bem executado.
Características
Utilizando software e hardware especializados para manipular informações e dados usando procedimentos especificados, os sistemas de informações de gerenciamento de eventos fornecem aos gerentes de eventos as informações necessárias para manter uma vantagem comercial competitiva. Os sistemas de informações de gerenciamento de eventos suportam a organização de entretenimento, atividades pessoais ou corporativas. Sistemas escalonáveis permitem que você planeje, comercialize e venda seu evento. Em outras palavras, não importa quão grande ou pequena seja a sua conferência, festa ou feira comercial, utilizar um sistema de informações de gerenciamento de eventos ajudará você a planejar e executá-la.
Benefícios
Automatizar o processo de registro usando um sistema de informações de gerenciamento de eventos reduz erros, economizando tempo e dinheiro também. Gerenciar doações on-line aumenta a probabilidade de contribuições. Mecanismos para a produção de boletins informativos e outras comunicações on-line proporcionam uma maneira de custo perdido (e ambientalmente amigável) de atingir um público amplo, aumentando a participação. Em geral, os sistemas de informações de gerenciamento de eventos permitem simplificar as comunicações e reduzir seus custos operacionais.
Considerações
Use seus bancos de dados para avaliar com precisão o seu público para cada evento. Determine estratégias de marketing apropriadas com base nos resultados de seus eventos passados. Realizar análises em dados logísticos para determinar as áreas que necessitam de melhoria operacional.
