Para que a comunicação seja eficaz, ela deve conter sete elementos-chave. A comunicação é processada verbalmente ou por escrito por um público. O público pode consistir de uma pessoa ou mil. Quando você quiser comunicar efetivamente uma mensagem para alguém ou para um grupo de pessoas, seja falado ou escrito, inclua esses elementos em sua mensagem.
Estrutura
O processo de comunicação deve conter uma boa estrutura. Este elemento de comunicação consiste em criar uma abertura, um corpo e fechar para discursos e cartas. Uma abertura informa o público sobre o assunto, o corpo explica e o fechamento une tudo.
Clareza
O segundo elemento no processo de comunicação é a clareza. A mensagem que um orador dá deve ser clara, permitindo que o público entenda o tópico e sua finalidade.
Consistência
Consistência também é um elemento importante na comunicação. Uma pessoa que comunica uma mensagem deve garantir que não contém inconsistências que causariam confusão aos ouvintes.
Médio
Médio refere-se ao modo como uma mensagem é comunicada. As mensagens são comunicadas de várias maneiras, inclusive por meio de cartas, telefonemas, memorandos, discursos, mensagens de voz e através de transmissões de televisão. Escolher o meio certo para a comunicação é vital e deve ser escolhido de acordo com o orçamento e a finalidade. Ao escolher um meio, determine a melhor e mais econômica forma de transmitir sua mensagem.
Relevância
Outro aspecto vital da comunicação é a relevância. Determine se a mensagem que você está dando é relevante para o público que a está recebendo. Se a mensagem for sobre estatísticas financeiras, certifique-se de que o público entenderá as proporções e os dados que você está apresentando.
Primazia e Recência
Um público nem sempre compreende uma mensagem inteira, mas, em vez disso, só pode lembrar detalhes desde o começo e o final de um discurso ou conversa. Esse conceito é chamado de "primazia e atualidade". Ao comunicar uma mensagem, mantenha este elemento em mente. Ofereça os detalhes mais importantes que você gostaria que o público compreendesse no início e no final da mensagem.
A Regra Psicológica dos Sete Mais ou Menos Dois
De acordo com Lee Hopkins, autor de uma comunicação empresarial, os psicólogos acreditam que os humanos retêm informações em seus cérebros em grupos. Por causa disso, essa regra foi criada e afirma que, a qualquer momento, as pessoas só podem lembrar de cinco a nove informações ao mesmo tempo. Isso é calculado começando com os sete e adicionando ou subtraindo dois.
