Uma carta de solicitação de lance apresentará você como originador do lance e convidará possíveis respondentes para saber mais. A carta resumirá e transmitirá os materiais e as instruções necessárias para responder ao seu convite para licitar. Você dirá a seus leitores quem você é, o que você está procurando e como responderá às perguntas dos licitantes. Eles descobrirão como você gostaria de receber lances e qual é o seu cronograma. Embora as cartas de solicitação de lances frequentemente adotem formatos de resumo, tabulares e memorandos, você pode usar uma carta formal para apresentar um resumo executivo de seu processo de lances e destacar seus pontos-chave.
Convide os leitores a enviar propostas de lance que estejam em conformidade com seus documentos de lance anexos. Seus documentos de licitação podem conter uma descrição do processo de avaliação e instruções do licitante especificando o formato e a substância do material a ser submetido. Eles também podem incluir os termos e condições que os licitantes devem esperar em um contrato, bem como uma descrição detalhada ou especificações dos serviços ou bens que você está solicitando. Para orientação dos seus leitores, forneça uma lista com marcadores dos documentos de lance que você anexou à sua carta.
Identifique-se como o solicitante de ofertas. Brevemente, apresente sua empresa com uma visão geral da sua declaração de missão, localização e website. Forneça também o nome e as informações de contato do ponto de contato do leitor para todos os assuntos relacionados à solicitação de lance. Pode ser você ou outra pessoa a quem você delegou o gerenciamento do processo de licitação.
Descreva o esforço para o qual você está solicitando lances. Ofereça detalhes como a localização, o orçamento, o escopo e o tamanho da empresa. Discuta como o esforço se encaixa em suas metas e objetivos gerais.
Apresente sua programação para todo o processo de licitação. Indique seus prazos e locais para receber cartas de intenção, perguntas e propostas de lances. Apontar as datas de quaisquer eventos relacionados a lances planejados, como reuniões de pré-lance, abertura de lances e listas públicas de pré-seleção, seleção ou premiação.
Consulte os leitores para as instruções do proponente anexo para obter instruções detalhadas sobre o que enviar e em que formato. Enfatize a atenção aos formatos e requisitos prescritos, e mencione a possibilidade de desqualificação da licitação em caso de não conformidade. Exponha claramente a base ou os critérios para a concessão da licitação e qualquer outra informação que você gostaria de destacar, como o número de cópias exigidas e como as propostas devem ser seladas, embaladas e rotuladas.
Repita seu convite para licitar e depois agradeça ao leitor pelo interesse dele. Formalmente feche a carta e assine seu nome e título.
Dicas
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As solicitações de lances podem se tornar complexas. Consulte um advogado antes de finalizar sua carta de solicitação de licitação e pacote. Revise sua carta para erros de gramática e ortografia.
Bloco-formatar sua carta e, em seguida, imprimi-lo em seu papel timbrado.
