Os empregadores normalmente incluem um cheque de cheque ou uma declaração equivalente, juntamente com o contracheque de cada empregado, seja na forma de um documento em papel ou on-line para cheques de pagamento emitidos por meio de depósito direto. Verifique stubs são documentos que podem ser necessários para satisfazer os requisitos de manutenção de registros do governo. Mesmo que a retenção de stubs de cheques não seja obrigatória, talvez seja prudente fazê-lo.
Requisitos FLSA
O governo federal não tem uma regra que obrigue os empregadores a emitir ou reter canhotos de contracheque. Os requisitos da Fair Labor Standards Act fornecem diretrizes para a documentação da folha de pagamento. Em geral, as informações da folha de pagamento devem ser mantidas três anos. Se os stubs de verificação forem usados para registrar alguns desses dados, eles também devem ser retidos por três anos. Registros da folha de pagamento devem incluir:
- Nome do funcionário, endereço e número do seguro social.
- O gênero e a ocupação do funcionário.
- A data de nascimento dos trabalhadores com menos de 19 anos.
- A data e hora de cada semana de trabalho começa e termina. A data de início do período da folha de pagamento é diferente da semana de trabalho.
- A data em que o empregado é pago
- Horas diárias e semanais trabalhadas.
- Taxa de pagamento do empregado.
- Salários regulares, pagamento de horas extras e quaisquer acréscimos ou deduções do pagamento do empregado.
Os empregadores devem manter cartões de horário ou o registro equivalente de tempo trabalhado por dois anos.
Requisitos adicionais de registro da folha de pagamento do governo
A Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego diz que os empregadores devem manter todos os registros de emprego, incluindo recibos de cheques e registros de folha de pagamento, por pelo menos um ano. No caso de um funcionário apresentar uma queixa à EEOC, os registros devem ser retidos até um ano após a disposição final do assunto pela EEOC ou um ano após a conclusão de qualquer ação judicial.
Os Estados podem impor requisitos adicionais de manutenção de registros. Por exemplo, a Texas Workforce Commission diz que os empregadores devem fornecer aos funcionários um esboço de cheque ou documento equivalente que liste todos os dados usados para preparar um cheque de pagamento. Registros de folha de pagamento devem ser mantidos por quatro anos para cumprir as regras de manutenção de registros de compensação de desemprego do Texas.
Diretrizes de Registros do Empregador
Uma empresa ou organização produz verificações e verificar stubs por diversos motivos. O Internal Revenue Service recomenda que os stubs de cheques e registros bancários que servem como documentos de suporte para fins fiscais ser retido pelo período de limitações. Por exemplo, o período de limitações para as declarações fiscais é de seis anos. Nolo.com sugere que as empresas mantenham registros de cheques e registros financeiros por pelo menos sete anos.
