O sistema de folha de pagamento fornece o meio necessário para o empregador processar sua folha de pagamento. Contanto que o sistema de folha de pagamento satisfaça as necessidades de folha de pagamento do empregador, o último pode usar qualquer sistema que desejar.
Manual
Um sistema de folha de pagamento manual deve ser escolhido após deliberação cuidadosa. Esse sistema exige que a pessoa da folha de pagamento processe toda a folha de pagamento manualmente; aumentando a probabilidade de erros. Os empregadores só devem ter um sistema de folha de pagamento manual se tiverem poucos funcionários. A vantagem desse sistema é que ele é barato de implementar.
Os empregadores podem comprar folhas de tempo padrão em uma loja fixa e fazer com que os funcionários as preencham. O empregador pode realizar cálculos de salários e impostos em uma calculadora, escrever cheques de pagamento / recibos de mão ou usar uma máquina de escrever e manter os dados da folha de pagamento impressa em caixas de armazenamento. Ainda assim, tentar usar esse sistema se alguém não tiver conhecimento sobre as leis de folha de pagamento, ou se a folha de pagamento for muito grande, pode resultar em pagamento impreciso e processamento de impostos.
Computadorizado Interno
O sistema informatizado interno é uma alternativa viável se um empregador quiser eliminar o processamento manual da folha de pagamento. Esse sistema envolve o uso de softwares de folha de pagamento, como Z-Pay, Ultipro e QuickBooks, que podem armazenar dados de folha de pagamento para fins de manutenção de registros. Calcula salários e deduções com base nos dados inseridos. Por exemplo, a pessoa da folha de pagamento inseriria o status de arquivamento, o estado de trabalho e as licenças do empregado no software de folha de pagamento. O software de folha de pagamento tem as tabelas de retenção federal e estadual embutidas no sistema e executa os cálculos.
Esse sistema exige que o funcionário invista e mantenha software de folha de pagamento. Dependendo da complexidade do software, a equipe da folha de pagamento pode exigir treinamento extensivo. Se a folha de pagamento for pequena, uma única pessoa da folha de pagamento pode manipular o processamento da folha de pagamento. Mas se a folha de pagamento for grande, com milhares de empregados, um empregador precisaria contratar uma equipe de folha de pagamento completa, que pode incluir assistente de folha de pagamento, especialista em folha de pagamento, supervisor de folha de pagamento e gerente de folha de pagamento. Este sistema pode ser caro para os empregadores.
Terceirizado
Terceirizar a folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento é muitas vezes uma alternativa econômica e que economiza tempo para os empregadores. Os serviços de folha de pagamento têm profissionais de folha de pagamento que processam a folha de pagamento dos clientes, incluindo pagamentos diretos por depósito, cheques ao vivo e processamento W-2. Os empregadores pagam uma taxa fixa por esse serviço, eliminando a necessidade de pagar salários e benefícios a funcionários da folha de pagamento no local. Além disso, os empregadores não têm que lidar com falhas de software de folha de pagamento. Em última análise, a terceirização da folha de pagamento dá ao empregador tempo para se concentrar em outras tarefas.
Muitos prestadores de serviços de folha de pagamento oferecem soluções de folha de pagamento on-line, que permitem aos empregadores acessar os dados da folha de pagamento do empregado e os registros da folha de pagamento online. Além disso, serviços de folha de pagamento normalmente oferecem aos clientes diferentes métodos de transmissão de horas de folha de pagamento para cada período de pagamento, como por fax, por e-mail ou on-line.
A desvantagem da terceirização é que, quando os funcionários têm preocupações com a folha de pagamento, a ajuda imediata pode não estar disponível. Além disso, quando um serviço de folha de pagamento faz com que certos erros fiscais de folha de pagamento, o IRS penaliza o empregador, não o serviço de folha de pagamento. Conseqüentemente, alguns empregadores contratam um administrador de folha de pagamento no local, que trabalha como contato para o serviço de folha de pagamento e para o empregador.
