Os funcionários de todos os níveis podem precisar escrever memorandos de anúncio (comumente chamados de memorandos) como parte de seus trabalhos. Escrever memorandos eficazes reflete positivamente a pessoa que os escreveu, pois é um sinal de ter boas habilidades de comunicação. Os comunicados de anúncio dão notícias positivas e negativas aos funcionários em toda a organização. Os anúncios de promoção e abertura de emprego são frequentemente recebidos com entusiasmo, enquanto mudanças de políticas e anúncios de redução podem causar ansiedade e estresse. Elaborar uma mensagem sólida ajuda a entregar as mensagens de forma clara e positiva.
Identifique a mensagem principal que você está tentando transmitir. Reflita se as notícias serão bem-vindas ou não, e use essas informações para decidir a melhor forma de enquadrar a mensagem a ser entregue. Mensagens negativas precisarão de mais informações sobre por que algo está sendo feito, enquanto mensagens positivas podem se concentrar nas notícias sendo entregues sem adicionar informações detalhadas sobre o motivo do evento.
Aprenda como os quatro componentes básicos de um memorando. Os melhores memorandos seguem o formato aceito e reconhecido na redação comercial. Ao fazê-lo, os redatores de notas permanecem neutros em seus anúncios e não parecem tendenciosos. Os memorandos contêm quatro seções principais: título, abertura, corpo e conclusão.
Crie seu título. Os títulos incluem quatro seções principais: para, de, data e assunto. O campo "Para:" inclui uma lista de destinatários e seus títulos de trabalho. O campo “De:” inclui o nome e o título da pessoa da memo. O campo "Data:" é mais frequentemente a data em que o memorando é entregue, em comparação com a data em que é redigido ou criado. O campo "Assunto:" informa aos destinatários o objetivo do memorando. Esses campos são semelhantes aos campos comumente usados em emails, e devem aparecer da seguinte maneira:
Para: De: Data: Assunto:
Escreva a abertura do memorando. O parágrafo inicial enfoca o propósito da comunicação. incluindo informações básicas necessárias para ajudar os destinatários a entenderem o anúncio que está sendo feito.
Escreva o corpo do memorando. O corpo inclui toda e qualquer informação detalhada que os destinatários precisam saber. As promoções podem incluir informações sobre o novo cargo e responsabilidades de um funcionário, bem como quando ele assumirá sua nova função. As mudanças nas políticas devem incluir informações sobre quando a nova política se tornará efetiva e como isso afetará os funcionários.
Escreva a conclusão do memorando. Uma boa conclusão diz aos funcionários o que eles precisam fazer para se preparar para as mudanças.
Tire algum tempo do memorando e depois volte a ele para editá-lo com novos olhos. Os memorandos bem escritos estão livres de erros gramaticais e entregam mensagens claras.
