Receber a tarefa de dedicar alguns minutos a uma reunião é visto por algumas pessoas como uma tarefa ingrata.No entanto, dominar a arte de realizar atas de reuniões eficazes não é apenas útil para os participantes entenderem as questões, discussões e itens de ação acordados, mas também pode ajudar outras pessoas que não estavam à mesa na tomada de decisões. Não subestime o poder e a eficácia de aprender a dominar essa habilidade de escrita.
Itens que você precisará
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Agenda da reunião
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Lista de participantes
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Caneta ou lápis
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Bloco de notas ou laptop
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Dispositivo de gravação de áudio (opcional)
Comece seus minutos de reunião no topo escrevendo o nome da reunião, local, data e hora em que foi realizado.
Liste os participantes convidados que estão presentes pelo nome, título e departamento que representam, juntamente com os convidados, mas não presentes. Além disso, liste os nomes de quaisquer oradores ou apresentadores convidados.
Crie uma subseção para cada item da agenda e faça anotações enquanto a discussão se relaciona com esse tópico. Anote as principais discussões e, sempre que possível, tente indicar o nome da pessoa associado a quaisquer pontos-chave.
Após a discussão sobre o tópico, anote os próximos passos acordados ou decisões tomadas em torno desse item da agenda para incluir ações recomendadas por quem, data de vencimento, responsáveis ou departamento para implementação, etc. Esta é a parte mais crítica do minuto tomando processo desde que qualquer plano de ação da reunião será derivado desta seção.
Para quaisquer problemas ou pontos de discussão levantados, mas não resolvidos, adicione-os a uma seção separada de suas páginas minúsculas denominadas "Problemas não resolvidos". Os participantes da reunião podem exibi-los mais tarde e o host da reunião pode decidir como lidar melhor com a resolução desses itens.
Ao final da ata, anote a data, a hora e o local da próxima reunião, juntamente com qualquer outra informação necessária para que os participantes saibam, em preparação para a próxima sessão.
Por fim, certifique-se de que todos os participantes convidados estejam presentes ou não recebam uma cópia dos minutos. É uma boa regra para tentar distribuir os minutos dentro de 24 a 48 horas após a reunião. Dessa forma, se algo estiver impreciso ou alguém for mal interpretado, ele poderá ser corrigido enquanto estiver fresco na mente de cada participante.
Dicas
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É importante ter uma lista precisa dos participantes, pois pode ser importante saber mais tarde quem esteve presente e tomar parte na tomada de decisões importantes na reunião. Lembre-se sempre de escrever seu nome e a data em que você tirou as atas juntamente com o arquivo. nome do caminho onde os minutos podem ser encontrados se armazenados eletronicamente em um computador.
Aviso
Não há problema em usar a taquigrafia, mas tente não parafrasear ou interpor suas próprias palavras, comentários ou opiniões sobre o que você acha que alguém disse, sentiu ou pensou - escreva os minutos como a pessoa afirmou.
