O envio de cartões de agradecimento aos doadores é importante, pois faz com que o doador se sinta individualmente reconhecido e aumenta as chances de a pessoa doar novamente. Envie-os logo após receber a doação, no máximo dois dias depois. Esta entrega rápida mostra quão eficiente é a sua organização e também quanto você quer dizer ao doador, obrigado.
Tom
Use um tom pessoal, mas profissional, ao escrever a carta. Você não quer que o doador se sinta como se fosse uma carta do governo, rígida e impessoal, mas você não quer que ele sinta que acabou de fazer uma doação para uma empresa que não é profissional. Escreva em um tom que se assemelhe ao modo como você falaria com seu chefe no primeiro dia de trabalho, pessoal, mas profissional.
Formato
O formato da carta é semelhante ao formato de uma carta comercial. Cada novo parágrafo entra em uma nova linha e uma linha é ignorada no meio. Nenhum recuo é usado. Comece com a data, depois o endereço do doador em outra linha, depois sua saudação e a mensagem. Você pode usar a mesma letra para cada doador, mas torná-lo pessoal, alterando o nome do doador em cada carta, para que ela se sinta como se tivesse sido escrita para ela, não como se ela tivesse sido enviada em massa.
Conteúdo
Toda organização escolhe seu conteúdo de maneira diferente. Alguns gostam de falar sobre quanto dinheiro foi arrecadado, enquanto outros acham que está se gabando. Uma maneira de contornar isso é afirmar que sua organização cumpriu sua meta de arrecadação de fundos em benefício e se foi superada ou não. Uma breve recapitulação de onde os fundos estão indo é outra opção para incluir no conteúdo. Além disso, fale brevemente sobre como o benefício foi em geral. Mantenha curto.Um breve parágrafo agradecendo ao doador e outro dizendo como foi a arrecadação de fundos e como os fundos são alocados é tudo o que é necessário.
Layout
O layout do cartão de agradecimento deve ser simples. Cartões ornamentados com sinos e assobios podem fazer o doador pensar em para onde realmente está indo sua doação. Se você puder usar o trabalho artístico da sua organização, coloque-o na frente do cartão com um simples agradecimento e a mensagem interna. Um exemplo desse tipo de trabalho artístico é se a sua organização trabalha com crianças e, em seguida, coloca uma foto de um de seus desenhos na frente do cartão.
