Se você simplesmente se ofereceu para acompanhar as atividades durante reuniões semanais ou se seus colegas o elegeram para o cargo de secretário de registro de uma fundação de caridade, é essencial que você construa registros claros e precisos do que ocorre durante as reuniões da sua organização. As atas de reunião servem como um registro oficial de questões discutidas ou postas em prática. Como tal, eles geralmente são considerados documentos históricos. Consequentemente, a importância de tirar excelentes atas de reunião não pode ser exagerada e os participantes apreciarão sua atenção aos detalhes, bem como seu profissionalismo.
Itens que você precisará
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Manual de Regras de Ordem Roberts
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Lista de Associados
Selecione um método para gravar os minutos da reunião. Pese as vantagens e desvantagens da gravação em fita, escrevendo notas e escrevendo os detalhes à mão durante o curso da reunião. Considere um método à prova de falhas, como uma combinação de dois desses métodos. Por exemplo, você pode gravar a reunião em fita e também digitar notas em seu laptop ou tablet.
Obtenha uma cópia de "Regras de Ordem de Robert" ou acesse uma assinatura on-line desta cartilha sobre procedimentos parlamentares e melhores práticas para conduzir e registrar reuniões. Estude o formato adequado para registrar as discussões, moções, segundos a moções, discussão e votação da reunião. Se possível, tenha uma cópia do livro ou do site acessível a você durante a reunião. Isso será inestimável no caso de os membros procurarem respostas sobre governança adequada, conduta, registros oficiais e atas.
Formate uma introdução e estrutura para seus minutos. Por exemplo, liste a data, a hora, os nomes dos oficiais, a localização e a finalidade da reunião em sua apresentação. As atas das reuniões devem refletir o horário em que a reunião foi chamada, bem como o horário em que ela foi encerrada. O objetivo das reuniões formais pode ser simplesmente uma reunião mensal de membros; no entanto, se você estiver gravando os minutos de uma reunião especial de associação, garanta que seus minutos reflitam com precisão que se trata de uma reunião que a organização normalmente não realiza no decorrer de seus negócios normais. Muitas organizações do setor público podem convocar reuniões especiais para discutir assuntos confidenciais, como questões de pessoal, que estão isentas de certas disposições da Lei Sunshine do estado.
Levante-se quando o presidente da organização ou o líder do grupo lhe apresentar. Se você não for apresentado formalmente, apresente-se ao grupo e explique seu papel como secretário de gravação ou anotador. Diga ao grupo quais métodos você está usando para capturar as discussões da reunião. Dessa forma, os membros identificam você como a pessoa responsável por criar e manter os documentos oficiais da organização, o que é particularmente útil para membros que não o conhecem ou para aqueles que não estão familiarizados com a organização e suas práticas. Além disso, sua apresentação serve como uma sugestão de que os participantes devem falar de maneira audível para que você possa efetivamente desempenhar suas tarefas de anotações.
Peça aos participantes para se apresentarem enquanto você rapidamente anota seus nomes e onde eles estão sentados. Dessa forma, você não precisa pedir constantemente para as pessoas repetirem seus nomes quando você estiver gravando movimentos, segundos e pontos de discussão. Por exemplo, você deve sempre registrar o nome da pessoa que faz a moção, a pessoa que a detém e a pessoa que solicita a votação de uma moção. Quando alguém pede a votação, costuma dizer: "Ligue para a pergunta". O líder do grupo pede então aos membros que votem. Se houver discussão antes da votação, registre partes relevantes da discussão e observe quaisquer objeções oficiais. Suas notas referentes a moções e votações também devem conter os nomes de ayes, nays e abstentions.
Evite inserir instruções subjetivas em suas anotações. Não interprete o que um falante entende por seu tom, inflexão ou sinais não-verbais. As atas de reunião devem ser factuais e objetivas - qualquer distorção nas declarações de um participante pode corroer a integridade de seus minutos e questionar sua capacidade de registrar corretamente os minutos. Por exemplo, escreva: "John Doe fez o seguinte movimento: fechar escolas nos dias em que o National Weather Service prevê mais de cinco polegadas de neve para os condados de Jackson, Adams e Madison", não John Doe enfaticamente afirmou que queria que o grupo votar sobre a possibilidade de fechar as escolas nos dias em que as condições meteorológicas regionais indicam condições meteorológicas adversas e estradas intransitáveis."
Finalize seus minutos assim que possível após o encerramento da reunião, enquanto as ações ainda estão frescas em sua mente. Revise suas notas, ouça a gravação da fita e prepare-se para redigir sua versão final. Se você tiver dúvidas sobre o que ocorreu durante a reunião, consulte um diretor ou um líder do grupo. Em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com a pessoa cujas declarações você precisa esclarecer.
Forneça ao líder do seu grupo o que você propõe são os minutos finais; pedir feedback, perguntas ou correções. Quando você receber a luz verde, prepare sua versão final e faça com que as atas sejam divulgadas aos membros. Use o método preferido da sua organização para distribuir cópias das atas, seja por email, correio tradicional ou entrega pessoal, se você estiver no mesmo ambiente de escritório com os participantes.
Dicas
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Se a sua reunião incluir uma chamada inicial, você não precisa pedir que os membros se apresentem. Basta capturar os nomes das pessoas presentes e registrar os nomes das pessoas que estão ausentes. Chamadas geralmente são um procedimento padrão em reuniões formais, como aquelas com conselhos de administração. Faça uma nota separada de onde as pessoas estão sentadas. Isso se torna sua "folha de dicas" para que você possa se referir facilmente às pessoas pelo nome em seus minutos ou abordá-las quando pedir a alguém que esclareça ou repita o que ela disse.
Mesmo que a reunião seja informal, seu papel como anotador não é. Mesmo para reuniões informais, aborde seriamente a responsabilidade de tomar notas e produza notas escritas formais que descrevam com precisão e formalmente as atividades da reunião. Os participantes apreciarão sua atenção aos detalhes.
Aviso
Abster-se de usar um dispositivo como um smartphone para capturar anotações da reunião - ele não projeta uma imagem positiva e as pessoas que desconhecem os recursos dos smartphones podem pensar que você está simplesmente tocando em seu telefone em vez de ouvir quais membros da organização estão discutindo.
