Em todo o mundo, as empresas utilizam e-mail para comunicação, transferência de dados e colaboração. O email tem sido uma ferramenta eficaz para aumentar a produtividade dos negócios e aumentar a confiabilidade dos dados. No entanto, a facilidade de usar e-mails e a menor formalidade podem criar comunicações não profissionais e sobrecarga de dados. O uso de email para empresas também tem a desvantagem de abrir sua rede de computadores a possíveis vírus e malwares enviados por meio de anexos de email.
Níveis de Gerenciamento Reduzidos
Os funcionários de todos os níveis da empresa podem enviar e-mails para qualquer pessoa na empresa. Essa facilidade de envio de mensagens ignora a cadeia de comando estabelecida e interrompe os processos de revisão padrão para problemas relacionados a recursos humanos. Essa informalidade também pode causar uma interrupção para os executivos que precisam se concentrar em oportunidades de alto nível, em vez de questões de pessoal do dia-a-dia.
Precisão
A facilidade de enviar e-mails pode diminuir a precisão das informações. Como um meio mais informal, os remetentes geralmente respondem às mensagens rapidamente e não revisam as informações. Os funcionários também podem se sentir pressionados a responder a solicitações rapidamente, sem levar em conta a precisão. Quando as mensagens são enviadas com informações imprecisas, pode ser difícil corrigir o erro devido à rápida disseminação do email para outras partes.
Concorrência
E-mail pode aumentar a concorrência nos negócios. Os clientes podem encaminhar cotações de vendas para concorrentes solicitando preços mais baixos. Se eles receberem um preço mais baixo, podem ir com um concorrente ou voltar solicitando um preço ainda mais baixo. E-mail também torna mais fácil para seus clientes trabalhar com empresas offshore que fornecem serviços a preços mais baixos devido a salários mais baixos e ao menor custo de vida em países em desenvolvimento.
Profissionalismo
E-mail pode levar a um nível mais baixo de profissionalismo. Os funcionários tendem a usar uma abordagem menos formal para comunicações ao usar e-mails, o que pode parecer pouco profissional para clientes atuais e potenciais. A formatação do criativo por meio de alterações de texto e cor pode parecer juvenil e inconsistente com o perfil da sua empresa.
Emprego Aumentado
E-mail pode aumentar a necessidade de funcionários. Funcionários adicionais de atendimento ao cliente podem ser necessários para responder aos e-mails dos consumidores, e mais assistentes executivos podem ser necessários para ajudar a classificar e responder às comunicações por e-mail para executivos ocupados.
Sobrecarga de informação
E-mail pode facilmente criar sobrecarga de informação nos destinatários. A facilidade de copiar mensagens em toda a organização pode sobrecarregar os funcionários com informações indesejadas ou desnecessárias para revisão. A sobrecarga de informações diminui a produtividade.
Segurança
A segurança de dados pode ser difícil de manter, já que informações confidenciais podem ser facilmente enviadas por email. Vírus enviados através de anexos de e-mail, que causam danos ao sistema do computador e perda de dados, podem comprometer as redes de computadores.
