Muitos pacotes de prensa acabam indo direto para a lixeira. Alguns desses pacotes simplesmente não interessariam aos leitores, mas outros estavam mal juntos. A formatação adequada de um pacote de impressão aumentará as chances de a informação ser publicada. E-mail do pacote também aumenta a possibilidade de obter as informações impressas - não apenas obtendo as informações rapidamente, mas permitindo que o material seja facilmente reproduzido.
Identifique suas metas para o envio de um kit de imprensa e pesquise organizações de notícias que possam ajudar a atingir essas metas. Os editores têm muito pouco tempo extra, então não desperdice. Um pequeno jornal em Ohio que publica apenas notícias locais não está interessado em um press kit de um evento na Califórnia. Uma estação de notícias que se concentra nas finanças não está interessada em um press kit sobre um show de rock. Depois de identificar os meios de comunicação adequados, localize o endereço de e-mail e o nome do editor, se possível, pesquisando na Internet ou ligando para a organização. Um email geral da empresa pode ser usado se o email do editor não estiver disponível. Familiarize-se não apenas com a mídia, mas com o estilo da mídia. Quanto mais próximo o press kit for do estilo da organização da mídia, melhor.
Escreva uma breve declaração (3 a 10 palavras) sobre o que você está enviando na linha de assunto do email. Se possível, tente mostrar por que esse meio de comunicação específico estaria interessado nas informações. Por exemplo, se o kit estiver sendo enviado para um documento com foco local, inclua o local do evento ou empresa na linha de assunto.
Indique o ponto imediatamente no corpo do e-mail e, se possível, conecte esse ponto principal ao estilo e aos interesses do meio de comunicação. O que você inclui no corpo do e-mail varia de acordo com o que está incluído no kit de imprensa. Se o kit de mídia for apenas um press release, inclua o texto do release no corpo do email e anexe o release por conveniência. Se o kit de imprensa for um pacote sobre um evento, escreva um breve comunicado dizendo qual é o evento, quando é e o que você anexou. Se o press kit for sobre uma empresa local, escreva uma breve declaração sobre o motivo pelo qual você está enviando o kit.
Anexe o arquivo do press kit ao email. Seja atencioso com o formato de arquivo que você está enviando, pois nem todos os meios de comunicação poderão abrir todo tipo de arquivo. Em geral, PDFs (Portable Document Formats) podem ser abertos por quase todos, e o software visualizador é gratuito para download. Os PDFs também garantem que o que você vê na tela do computador é o que o destinatário vê, sem formatar as alterações dos diferentes computadores. RTFs (Rich Text Format) também são universalmente fáceis de abrir; no entanto, o formato não é preservado em um arquivo RTF e não é melhor para documentos com gráficos.
Certifique-se de que quaisquer fotos destinadas à reprodução sejam grandes o suficiente para serem reimpressas com alta qualidade; não comprima a imagem para que o email seja enviado mais rapidamente. Os documentos de texto podem ser combinados em um único arquivo, mas as fotos que devem ser consideradas para publicação devem ser anexadas como arquivos separados, pois as imagens não podem ser facilmente separadas do documento. O formato de arquivo JPG geralmente é melhor para imagens.
Volte para o corpo do email. Na conclusão, liste os documentos que você anexou e por quê; Mencione também se os arquivos estão disponíveis em um formato diferente. No final do email, informe suas informações de contato completas.
Verifique todos os aspectos antes de enviar o email. Verifique se o endereço de e-mail está correto, se o corpo do e-mail não tem erros e se os arquivos corretos estão anexados.
