Contas a pagar é uma parte crítica de seus registros financeiros e pode estar sujeita a fraude sem uma reconciliação e supervisão cuidadosa. Procedimentos robustos de auditoria de contas a pagar podem garantir a precisão e a pontualidade dos seus pagamentos de contas. Os melhores procedimentos de auditoria de contas a pagar permitem uma mistura de verificações diárias, controles internos de rotina e procedimentos de auditoria externa.
Procedimentos de Rotina
As contas a pagar devem ser balanceadas diariamente para reconciliar os pagamentos com as entradas registradas. Qualquer discrepância entre o valor total pago e o total registrado deve ser examinada e reconciliada imediatamente. A supervisão gerencial de todos os indivíduos envolvidos em contas a pagar deve ser rigorosa e deve incluir o monitoramento de rotina das atividades. Os gerentes devem ser treinados para vigiar quaisquer sinais de má conduta por parte do pessoal de contas a pagar.
Os procedimentos de assinatura que ajudam a estabelecer uma trilha de auditoria devem ser promulgados. Essas assinaturas devem incluir a análise do gerenciamento de reconciliações diárias, relatórios de discrepâncias mensais e assinaturas individuais para transações grandes, a fim de garantir que todas as informações estejam corretas.
Controles internos
Controles internos para contas a pagar devem incluir requisitos de assinatura de acordo com os valores de pagamento. Considere a implementação de vários níveis de requisitos de assinatura. Por exemplo, você pode exigir uma assinatura de gerente de contabilidade para itens de mais de US $ 5.000, uma assinatura executiva para itens de mais de US $ 10.000 e requisito de assinatura dupla para pagamentos de mais de US $ 25.000. Combine seus requisitos de assinatura com seus totais de receita e a suscetibilidade de sua empresa a fraudes para obter o máximo benefício.
Estabelecer procedimentos de controle de rotina para contas a pagar. Inclua verificações no local em pagamentos individuais para garantir a precisão. Por exemplo, revise cinco contas a pagar todos os dias e verifique o valor do pagamento e as informações do beneficiário e certifique-se de que os registros contábeis foram concluídos corretamente.
Durante os procedimentos de fechamento de livro ao final de um mês ou período financeiro, inclua procedimentos de aprovação para todos os trabalhos de contas a pagar, incluindo totais resumidos e reconciliações de contas. Além disso, mantenha um relatório em execução que monitore os níveis de pagamento do processamento de contas a pagar. Se os níveis de pagamento aumentam ou diminuem repentinamente, uma investigação automática das causas pode evitar possíveis problemas.
Auditorias Externas
A maioria das auditorias externas inclui contas a pagar como uma área de teste. Auditorias externas devem levar uma lista detalhada de contas a pagar e traçar totais desde os detalhes até todos os registros contábeis até o total do resumo e devem incluir as retiradas bancárias. Selecionar itens devem ser escolhidos para testes detalhados. Os beneficiários selecionados devem ser contatados para verificar o recebimento dos pagamentos. Além disso, as reconciliações de rotina devem ser revisadas para precisão e processamento lógico. Quaisquer reconciliações com grandes discrepâncias devem ser investigadas completamente.
Auditorias externas devem testar as responsabilidades não registradas. Considere selecionar todas as faturas em um limite especificado e uma seleção aleatória de faturas rotineiras para uma revisão detalhada. Observe os registros de desembolso, os créditos por devoluções, os bens recebidos, mas não faturados, e as contas específicas de faturas. Certifique-se de que todas as faturas sejam registradas corretamente no período de tempo correto. Analise a conta para ver se ela foi registrada como um passivo ou se foi devidamente excluída do período de tempo.
