Para uma empresa, os procedimentos de contas a pagar no final do mês são poupadores de dinheiro, porque permitem que chefes de departamento e chefes funcionais determinem quanto deve o negócio e descobrir a melhor e mais rápida maneira de pagar contas de operação. Esses procedimentos incluem atividades tão diversas quanto a verificação de dados contábeis, a contagem de estoques e a determinação de quais fornecedores pagar primeiro e quais fornecedores podem aguardar pelo pagamento.
Verificar dados do razão
No final do mês, mergulhe no livro de contabilidade de contas corporativas para determinar o quanto a empresa deve no geral. Você pode obter o valor total do passivo vasculhando vários resumos de dados, alguns dos quais incluem um balancete, periódicos de fornecedores e um balanço patrimonial. Pegue o número total de dívida, defina as responsabilidades do fornecedor para além dos credores devedores, determine quanto o negócio deve aos funcionários e calcule as remessas para enviar provedores de serviços - como senhorios, seguradoras, empresas de serviços públicos e prestadores de serviços de manutenção.
Conte Inventários
Depois de ter o valor total de responsabilidade de uma empresa, verifique se cada um de seus componentes é preciso. É fácil verificar a exatidão dos dados da fatura do credor e dos valores da fatura do provedor de serviços. Basta consultar as faturas que a empresa recebeu no final do mês. Confirmar que o dinheiro devido para recebimento de estoque está correto pode ser um pouco complicado - e é por isso que você precisa ir aos depósitos corporativos, pedir ajuda aos responsáveis pelo armazenamento, contar os itens de estoque um por um e reconciliar a contagem física com a quantidade mostrada em contas de fornecedores.
Determinar a prioridade de pagamento
Se você trabalha no departamento de contas a pagar de uma empresa, o período de final de mês pode ver uma enxurrada de atividades nas frentes de verificação, análise e pagamento de faturas. Prepare um cronograma de vencimento para descobrir quantos dias a empresa está atrasada nos pagamentos. Preste especial atenção aos fornecedores nas categorias "60 dias em atraso" e "90 dias em atraso" - esses são aqueles de quem você poderá receber ligações de coleta inimigas em breve, caso ainda não tenha recebido. Verifique com seu supervisor para configurar a lista oficial de fornecedores a serem pagos com base na prioridade operacional ou de liquidez e encaminhe essa lista para o departamento de tesouraria da corporação.
Preparar relatório de contas a pagar pós-remessa
Depois que uma empresa paga fornecedores, o pessoal do departamento de contabilidade geralmente prepara um relatório de remessa pós-pagamento para avaliar o passivo corporativo e pensar em coisas como solvência, qualidade de crédito e gerenciamento estratégico. A última prática é importante para verificar se a capacidade de crédito da organização é favorável, cultivar vínculos melhores e mais estreitos com os fornecedores e garantir que nenhum pagamento vencido afete a reputação financeira geral da empresa.
