Em "Como manter os livros: registros básicos e contabilidade para pequenas empresas de sucesso, sétima edição", Linda Pinson define contas a pagar como dívidas de uma empresa aos credores por bens adquiridos ou serviços prestados. As empresas atribuem as responsabilidades de desembolsar pagamentos aos membros de sua equipe de contabilidade ou de uma equipe dedicada de contas a pagar, uma equipe dedicada de contas a pagar emprega conjuntos padrão de procedimentos de processamento, que minimizam os custos indiretos e maximizam as relações com os fornecedores.
Significado
Fraude, desfalque e erros no processamento podem devastar um negócio. É fundamental implementar procedimentos de controle para mitigar esse risco. Alguns controles comuns e eficazes incluem: separação de tarefas para mitigar o risco de peculato; funções formais de compras e diretrizes para reduzir o risco de peculato, faturas e erros fraudulentos; limites de quantia em dólares de segundo assinante para mitigar o risco de peculato e erros; e validação sistemática do número da fatura para reduzir o risco de erros de pagamento duplicados.
Vendedores
Os credores são adicionados ao banco de dados da empresa como fornecedores. Geralmente, essa tarefa é atribuída a um atendente de contas a pagar ou funcionário financeiro que não tem a capacidade de gerar pagamentos.
Para garantir que os pagamentos sejam gerados em tempo hábil, os fornecedores são incentivados a trabalhar com a equipe de contas a pagar para solucionar problemas de faturamento. Entrar em contato com agentes de compras ou com o departamento de pedidos irá adicionar atrasos à localização ou resolução de faturas não pagas ou parcialmente pagas.
Função
Os fornecedores são instruídos a enviar faturas diretamente para o departamento de contas a pagar. A fatura é marcada com o horário e o relógio de processamento é iniciado. Se um pedido de compra foi gerado para adquirir bens ou serviços, a fatura é correspondida ao pedido e ao comprovante de recebimento. Mary S. Schaeffer discute esse processo de “correspondência tripla” no livro “Contas a pagar: um guia para administrar um departamento eficiente”.
Se a compra foi feita sem uma ordem de compra, ela deve atender às diretrizes estabelecidas pela empresa. Se as diretrizes forem cumpridas, a fatura será encaminhada ao departamento de pedidos para aprovação e codificação apropriada.
Procedimentos de Desembolso
O analista de contas a pagar está autorizado a gerar pagamentos. O analista trabalha diligentemente para processar as faturas em tempo hábil para garantir que elas sejam prontamente pagas e que descontos sejam feitos quando possível. Ambos os objetivos resultam em oportunidades para controlar os custos indiretos. Isto é especialmente importante quando as agências governamentais são penalizadas por atrasos nos pagamentos.
Pagamentos eletrônicos são outra ferramenta de redução de custos. Isso reduz o custo dos cheques em papel e minimiza fraudes ou desvios de cheques. Se for necessário emitir um pagamento parcial ou recusar o pagamento, o analista de contas a pagar documentará e explicará as circunstâncias.
Audição interna
O analista de contas a pagar garante que os pagamentos sejam desembolsados de acordo com a política da empresa. A equipe de auditoria interna da empresa analisará seletivamente os resultados do trabalho do analista solicitando a documentação para um grupo seleto de faturas. O auditor revisa a documentação para garantir que os procedimentos de controle foram implementados e seguidos corretamente. Procedimentos de controle insuficientes resultam em perdas inesperadas. Tempo e custo adicionais são necessários para recuperar tais perdas.
