Se você administra sua empresa com base em acréscimo ou crédito, a contabilidade de sua empresa precisa acompanhar os débitos de sua empresa. Diferentes dívidas são definidas e reportadas de forma diferente. A definição de contas a pagar é o valor que você deve a fornecedores ou prestadores de serviços que lhe concederam crédito. Contas a pagar são os documentos que mostram quanto você deve para compras a crédito.
Contas a Pagar e Receber
A diferença entre contas a pagar e contas a receber é a diferença entre comprar com crédito e vender a crédito. Quando você compra a crédito, você o adiciona à categoria de contas a pagar no seu razão. Quando você vende a crédito, você adiciona a conta às contas a receber.
Suponha que você possua uma loja de hardware e solicite US $ 5.000 em ferramentas para revender em sua loja. Se você administra seus negócios com base em dinheiro, não precisa inserir os US $ 5.000 em suas contas até pagar por eles. Se você operar com acréscimo, você adiciona os $ 5.000 imediatamente como contas a pagar. Se a conta ainda não foi paga quando você compõe seu balanço para o trimestre, você a lista como um passivo. Quando você finalmente paga a conta, você remove os US $ 5.000 das contas a pagar e reduz o saldo da sua conta em dinheiro em US $ 5.000 também.
Em contas a receber, tudo funciona em sentido inverso. Por exemplo, quando o seu cliente lhe paga, você reduz as contas a receber e aumenta o dinheiro no mesmo valor. Contas a receber são um ativo e não um passivo.
Contas a pagar
Contas a pagar é uma categoria em seus livros. Contas a pagar referem-se às faturas reais que você recebe de fornecedores ou fornecedores. Quando o fornecedor que lhe vendeu as ferramentas de US $ 5.000 envia uma fatura para a remessa, essa fatura é a conta a pagar. Assim são as suas contas mensais de luz, água e outras utilidades.
Como as transações de contas a pagar geralmente vêm com faturas ou faturas, é comum se referir a contas a pagar e contas a pagar como se fossem a mesma coisa. Algumas empresas, no entanto, preferem separar algumas de suas contas, por exemplo, colocando contas de serviços públicos em uma categoria separada de serviços pagáveis. Isso é útil se, digamos, a empresa quiser monitorar seus gastos com serviços públicos ou considerar suas outras despesas separadamente das contas de serviços públicos.
Contabilização de notas a pagar
Notas a pagar soam como outro nome para contas a pagar, mas é diferente. Há também uma diferença entre contas a pagar e notas a pagar. Como contas a pagar, notas a pagar é uma entrada de contabilidade identificando o dinheiro que sua empresa deve. A diferença é que as notas a pagar são dívidas com notas promissórias anexadas, em vez de notas.
Suponha que, em vez de comprar US $ 5.000 em mercadorias para sua loja, você empreste US $ 5.000 do banco. Como parte do contrato de empréstimo, você assina uma nota promissória detalhando o principal, a taxa de juros e a data de vencimento do pagamento. Você registra a dívida em suas contas adicionando US $ 5.000 à categoria de títulos a pagar, em vez de contas a pagar. Como a nota não é uma fatura, o dinheiro também não é pagável.
Fazendo o balanço
Outra diferença entre contas a pagar, contas a pagar e notas a pagar é que as contas a pagar não são uma entrada em suas demonstrações financeiras. A dívida representada pelas faturas é contabilizada como contas a pagar. Você registra na seção "passivos" do balanço junto com notas a pagar.
O balanço é uma equação; os ativos de um lado equivalem ao total do passivo mais o patrimônio dos proprietários. Qualquer entrada contábil com "pagável" no nome é um passivo. Isso pode incluir salários a pagar, salários a pagar, juros a pagar e imposto de renda a pagar.
Diga que os ativos da sua empresa totalizam US $ 175.000. Seu único passivo quando você faz o balanço é de US $ 60.000 em contas a pagar e US $ 40.000 em títulos a pagar. Se você subtrair as obrigações dos ativos, isso deixará $ 75.000 como patrimônio dos proprietários. Essa é a quantia que os proprietários dividiriam se a empresa decidisse fechar a loja.
