Nos anos 80 e 90, apenas empresas de médio e grande porte podiam pagar caros sistemas de informação de recursos humanos (HRIS). Esses programas exigiam grandes computadores mainframe e programadores altamente qualificados para operá-los e mantê-los. Hoje, quase todas as empresas podem não apenas pagar, mas precisam de um sistema de informações sobre recursos humanos. Até mesmo uma empresa com menos de 10 funcionários pode adquirir um programa básico de HRIS que pode ser instalado em um computador de mesa para automatizar os processos básicos de recursos humanos.
O que é o HRIS?
Essencialmente, um HRIS é um banco de dados ou uma combinação de bancos de dados que compartilham informações. Por exemplo, o banco de dados de contratação de funcionários captura todas as informações relacionadas aos aplicativos de trabalho. Quando uma empresa contrata um novo funcionário, as informações demográficas básicas da pessoa são compartilhadas com outros módulos do HRIS para que os membros da equipe de RH não precisem reinserir os dados.
Automatizando e racionalizando processos
Um HRIS tem três componentes básicos - informações do funcionário, folha de pagamento e benefícios. Estes representam as principais funções de negócios do departamento de recursos humanos de uma organização. O HRIS ajuda a automatizar e agilizar esses processos, o que libera a equipe de RH para fazer o trabalho do projeto e resolver problemas. Por exemplo, os funcionários usam um número de identificação ou "passam" um cartão de identificação de funcionário para fazer o check-in todas as manhãs em um relógio eletrônico que transfere automaticamente os dados para o HRIS. Isso elimina a necessidade de a equipe da folha de pagamento inserir manualmente as horas de trabalho dos empregados, desde os cartões de ponto no papel até o sistema de folha de pagamento.
O processo de solicitação de emprego é outro bom exemplo de como um SIRH pode reduzir custos. Em muitas empresas, os candidatos candidatam-se a empregos através da Internet. Isso significa que a equipe de RH não precisa mais manipular, classificar e encaminhar fisicamente os aplicativos aos departamentos apropriados.
Relatórios e Apoio à Decisão
Como os processos básicos de RH são automatizados e todas as informações necessárias são armazenadas em bancos de dados conectados, um HRIS simplifica as atividades de suporte à decisão de relatórios e gerenciamento. A maioria dos sistemas inclui uma variedade de relatórios padrão de RH que podem ser usados para gerenciar os negócios e planejar o futuro, como compensação por período de pagamento e no acumulado do ano, registro de benefícios e tempo e frequência dos funcionários. Muitos sistemas de RH permitirão que os usuários desenvolvam relatórios ad hoc para analisar problemas específicos ou identificar tendências para ajudar o gerenciamento no planejamento estratégico.
Suporte de conformidade legal
Esses sistemas geram relatórios e documentação exigidos pelos órgãos estaduais e federais, como a Declaração de Salários e Impostos W-2, o Relatório de Resumo e Empregador da Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego EEO-1 e o Relatório de Doenças e Lesões do Departamento de Trabalho (OSHA 301). Relatório).
Um SIRH pode ajudar as empresas com acordos trabalhistas negociados, incorporando os requisitos do acordo às operações diárias, como o acompanhamento da antiguidade para fins de promoções, demissões e aumentos salariais. A tecnologia da informação também ajuda o departamento de RH a monitorar problemas de queixas e desempenho dos funcionários.
Links do HRIS
Dependendo da sofisticação do sistema, um programa de HRIS permitirá o compartilhamento de dados e a integração com outros sistemas empresariais essenciais, como finanças e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Além disso, alguns sistemas podem fornecer links de rede para suas operadoras de planos de saúde e administradores de fundos de aposentadoria. Isso permite que o empregador, a operadora de seguros ou os administradores de fundos compartilhem as informações dos funcionários com rapidez e facilidade.
O HRIS também conecta o departamento de recursos humanos de uma empresa com seus gerentes e funcionários. Usando uma Intranet - uma rede privada de computadores de propriedade e operada por uma empresa - os funcionários podem inserir suas horas trabalhadas, se inscrever em programas de benefícios ou cursos de educação continuada e receber comunicações do departamento de RH.
