Um sistema de gerenciamento de recursos humanos pode assumir a forma de um sistema de gerenciamento de informações. Uma organização usa um HRMS para gerenciar informações sobre sua força de trabalho. Essas informações ajudam gerentes e profissionais de RH a tomar decisões em relação aos funcionários. Sem as informações corretas disponíveis para os tomadores de decisão, um HRMS tem poucas aplicações além da manutenção de registros e relatórios.
Acesso não autorizado
Quando uma organização coleta dados pessoais sobre seus funcionários em um HRMS, certos riscos de segurança podem surgir. Uma organização gasta fundos para manter as informações privadas dos funcionários protegidas contra ameaças internas e externas. Uma desvantagem de um HRMS eletrônico é que uma organização deve coletar informações sobre quem acessa informações privadas de funcionários. Esses dados exigem acompanhamento com um processo de auditoria, o que poderia resultar em disciplinar ou processar um funcionário que acessa dados de funcionários sem autorização ou sem uma finalidade oficial.
Conhecimento especializado
A necessidade de controle de dados é outra desvantagem potencial de um HRMS. Esse controle de dados se estende além do acesso não autorizado de informações privadas de funcionários. Uma organização que usa um HRMS como a PeopleSoft deve empregar seu próprio conjunto de pessoal técnico para programar, solucionar problemas, atualizar e dar suporte ao sistema. Embora um HRMS possa ajudar uma organização a reduzir o custo do pessoal de RH, pode aumentar os requisitos para a equipe técnica com conhecimento específico para a solução de HRMS.
Erros de entrada de dados
Um HRMS também é tão bom quanto seus programadores humanos e usuários finais. As pessoas com acesso de alto nível, como pessoas que atualizam um arquivo mestre de RH, podem inserir as informações erradas deliberadamente ou com erro. Se os dados forem incorretamente atualizados, alterados ou perdidos, uma organização poderá enfrentar multas do governo e outros custos associados a danos no arquivo mestre de RH. Escolha um sistema com vários controles internos para que um funcionário não possa fazer alterações no arquivo mestre da sua empresa.
