Políticas e procedimentos contábeis não são uma e a mesma coisa, embora os trabalhadores em um escritório confundam os dois. As políticas contábeis representam as diretrizes ou regras que definem o que o departamento de contabilidade espera em uma determinada situação. Ao criar políticas, o departamento de contabilidade garante que as regras e os padrões da empresa sejam mantidos e respeitados de maneira consistente por todos os afetados. O procedimento representa o lado "como" da equação, definindo as etapas individuais que garantem que as políticas contábeis da empresa sejam mantidas e que os controles internos estejam em vigor.
Definir a política
Ao elaborar a política contábil e o manual de procedimentos usados pelos contadores e outros profissionais da empresa, você deve primeiro definir cada regra ou diretriz como uma política individual que deseja que as pessoas sigam. Não misture políticas, porque é muito confuso. Os departamentos de contabilidade criam políticas de fluxo de caixa, políticas de reembolso de viagens, políticas de pequenos negócios, políticas de contas a pagar ou políticas de faturamento, para citar apenas algumas. A política deve definir a regra - conhecida como o quê - e incluir quem deve aderir a ela e por que ela deve ser obedecida. Políticas e procedimentos são mantidos como documentos separados.
Escreva a visão geral
Cada política deve incluir uma visão geral ou um resumo da diretriz ou regra. A visão geral vem em primeiro lugar, com informações detalhadas que incluem os detalhes. Por exemplo, um departamento de contabilidade pode ter uma política de fundo de caixa que detalha quanto dinheiro será disponibilizado para o caixa pequeno, o tipo de compras que ele cobre e o título da pessoa que é responsável por garantir que ele seja mantido adequadamente. A política não lista os nomes das pessoas, mas sim o título ou posição na empresa responsável por ela.
Delinear os procedimentos
Os procedimentos são o processo passo a passo pelo qual os indivíduos aderem à política da empresa.Por exemplo, um departamento de contabilidade pode definir uma política de fluxo de caixa que especifique quanto dinheiro operacional deve estar disponível em todos os momentos e o que deve ocorrer se não estiver disponível. Mas, para garantir que a política seja mantida, alguém no departamento de contabilidade deve concluir as reconciliações da conta bancária. O processo de reconciliação bancária tem etapas detalhadas sobre como fazer a reconciliação bancária para garantir que a política de fluxo de caixa seja respeitada. Para escrever o procedimento, descreva cada etapa que deve ocorrer, incluindo os títulos das pessoas que completam cada etapa e o que acontece nas etapas subsequentes.
Numere os passos
Escreva procedimentos na ordem em que as etapas devem ocorrer. Por exemplo, usando o processo de reconciliação bancária, comece com a primeira coisa que precisa ocorrer, como: os extratos bancários devem ser entregues fechados para o gerente de contabilidade. Inclua as etapas que o gerente de contabilidade deve executar antes de passar o trabalho de reconciliação real para outra pessoa na contabilidade. Isso pode incluir coisas como uma revisão rápida para verificar inconsistências, nomes de beneficiários e muito mais.
Manual de Políticas e Procedimentos
Inclua uma lista dos títulos no departamento de contabilidade com breves descrições dos deveres desempenhados por cada posição na empresa na frente do manual de políticas e procedimentos. Isso ajuda a criar controles internos, garantindo a separação de tarefas. Escreva políticas em páginas individuais, criando uma nova página ou um conjunto de páginas para cada política. Cada política recebe seu próprio título e título no índice para facilitar a consulta das pessoas. Após a política, inclua todos os procedimentos em suas próprias páginas como backup. O índice pode incluir a "Política de fluxo de caixa", como um título principal com subtítulos e suas próprias páginas que incluem "Reconciliações bancárias", "Reconciliações de contas bancárias do Razão" ou qualquer outro procedimento aplicável a essa política específica.
