Isso não acontece com frequência, mas às vezes um beneficiário nunca desconta um cheque. Se um funcionário esqueceu o contracheque ou um vendedor saiu do negócio, um cheque obsoleto pode resultar em um enigma contábil. Crie uma política contábil para contatar os detentores de cheques com data de vencimento após um período de tempo especificado. Defina outro período para anotar o cheque datado. Se o seu estado estiver sujeito a leis de propriedade não reclamadas, solicite que o registro contábil seja uma responsabilidade para o estado.
Sobre cheques obsoletos
Ao contrário da crença popular, um cheque nunca realmente "expira". Um banco não é obrigado a descontar um cheque se tiver passado mais de seis meses da data do cheque. No entanto, o banco tem a liberdade de honrar um cheque obsoleto, independentemente de quaisquer restrições listadas no cheque. Muitos estados têm leis de propriedade não reclamadas que exigem que as empresas transfiram os fundos não reclamados para o estado, em vez de simplesmente anular as despesas.
Entre em contato com o beneficiário
Defina uma política para entrar em contato com os proprietários de cheques não reivindicados. Pode parecer tolo pedir um beneficiário para descontar um cheque, mas isso economizará tempo administrativo e contábil e problemas no futuro. Decida em intervalos para contato, como seis meses e um ano. Para garantir que você possa implementar essa política, exija que a contabilidade colete informações de contato - como número de telefone, endereço de e-mail e endereço físico - antes de desembolsar as verificações.
Inverta o cheque
Defina um período para cancelar as verificações com data de vencimento em seu manual de política contábil. O prazo exato depende de você, mas um ano ou dois anos são benchmarks comuns. Para cancelar o cheque, debitar a conta em dinheiro e creditar a conta de despesas original. Por exemplo, digamos que você pagou a um fornecedor US $ 100 por suprimentos há um ano e ele nunca descontou o cheque. Para reverter o cheque, debitar em dinheiro US $ 100 e despesas com crédito por US $ 100.
Registre um Liablity
Se o seu estado tem leis de propriedade não reclamadas, você pode ter que passar o dinheiro para o estado depois de um certo período de tempo. Se uma lei de propriedade não reivindicada se aplicar, defina uma política para criar um novo passivo para contabilizar o valor devido ao estado. Por exemplo, se o cheque de US $ 100 for sujeito a leis de propriedade não reivindicadas, você debitará a conta de responsabilidade de propriedade não reclamada de US $ 100 e a despesa de fornecimento de crédito de US $ 100. Quando você transferir os fundos para o estado, debite a conta do passivo em $ 100 e credite em dinheiro por $ 100.
